Procesoptimalisatie
met behulp van IT

sneller, nauwkeuriger en productiever (samen)werken

Procesoptimalisatie
met behulp van IT

sneller, nauwkeuriger en productiever (samen)werken

Wanneer je de bedrijfsprocessen in jouw organisatie optimaal hebt ingericht, kun je de doelstellingen van jouw organisatie met minimale kosten bereiken. Procesoptimalisatie is het continu verbeteren van bedrijfsprocessen om ze nóg efficiënter en effectiever te laten verlopen. Daardoor kun je beter inspelen op de wensen en behoeften van jouw klanten (ook intern), voorkom je onnodige verspilling van middelen, verkort je de doorlooptijd van processen, verminder je de kans op fouten en kun je bovendien besparen op je kosten.

‘Hoe kan IT mij helpen om ervoor te zorgen dat terugkerende processen minder tijd kosten, dat er minder fouten in gemaakt worden en dat ze voor iedereen transparant zijn?

Sneller werken

Door analoge en handmatige processen met behulp van IT-technologie efficiënter in te richten, kan informatie sneller worden verwerkt en kunnen processen dus sneller worden doorlopen. Daarbij gaat het in de praktijk vaak om het automatiseren van terugkerende processen, die bij handmatige uitvoering veel tijd in beslag nemen. Door repeterende processen in een vaste structuur te vangen en de uitvoering te vereenvoudigen, kun je direct tijdwinst boeken. Geen organisatie die daar ‘nee’ tegen zegt. En omdat alle voor een proces benodigde data op één centrale locatie wordt opgeslagen, wordt de vindbaarheid van informatie ook nog eens verbeterd.

Nauwkeuriger werken

De betrouwbaarheid van de informatie waarmee processen worden gevoed, is essentieel. Door de data voor het automatiseringsproces uit één bron te betrekken, wordt voorkomen dat verschillende medewerkers verschillende informatie gebruiken. Er is slechts één ‘single source of truth’ waaruit informatie geput wordt. Dat komt de nauwkeurigheid van het proces aanzienlijk ten goede. Alle gegevens zijn dus transparant en niet voor discussie vatbaar. Dat maakt het voor iedereen in jouw organisatie helder welke informatie geldig is en waar die zich bevindt. Daardoor wordt de kans op fouten in de bedrijfsprocessen tot een absoluut minimum gereduceerd.

Autorisatie

Jouw medewerkers weten als geen ander waar de winst op de werkvloer – zowel in tijd als in geld – kan worden behaald. Zij worden dus volop betrokken bij de inrichting van de processen en zijn daardoor eerder bereid om mee te denken over toekomstige innovaties. Maar om te voorkomen dat elke medewerker te pas en te onpas brongegevens kan aanpassen, leggen we zaken als toegang tot de brongegevens en het eigenaarschap meteen vast. De basis daarvoor is een eenduidige procesbeschrijving, waarna het proces met gebruikmaking van autorisaties wordt ingericht. Vervolgens wordt bepaald wie gemachtigd is om de afzonderlijke processen aan te passen: de proceseigenaar.

Sneller werken

Door analoge en handmatige processen met behulp van IT-technologie efficiënter in te richten, kan informatie sneller worden verwerkt en kunnen processen dus sneller worden doorlopen. Daarbij gaat het in de praktijk vaak om het automatiseren van terugkerende processen, die bij handmatige uitvoering veel tijd in beslag nemen. Door repeterende processen in een vaste structuur te vangen en de uitvoering te vereenvoudigen, kun je direct tijdwinst boeken. Geen organisatie die daar ‘nee’ tegen zegt. En omdat alle voor een proces benodigde data op één centrale locatie wordt opgeslagen, wordt de vindbaarheid van informatie ook nog eens verbeterd.

Servicedesk

Nauwkeuriger werken

De betrouwbaarheid van de informatie waarmee processen worden gevoed, is essentieel. Door de data voor het automatiseringsproces uit één bron te betrekken, wordt voorkomen dat verschillende medewerkers verschillende informatie gebruiken. Er is slechts één ‘single source of truth’ waaruit informatie geput wordt. Dat komt de nauwkeurigheid van het proces aanzienlijk ten goede. Alle gegevens zijn dus transparant en niet voor discussie vatbaar. Dat maakt het voor iedereen in jouw organisatie helder welke informatie geldig is en waar die zich bevindt. Daardoor wordt de kans op fouten in de bedrijfsprocessen tot een absoluut minimum gereduceerd.

Autorisatie

Jouw medewerkers weten als geen ander waar de winst op de werkvloer – zowel in tijd als in geld – kan worden behaald. Zij worden dus volop betrokken bij de inrichting van de processen en zijn daardoor eerder bereid om mee te denken over toekomstige innovaties. Maar om te voorkomen dat elke medewerker te pas en te onpas brongegevens kan aanpassen, leggen we zaken als toegang tot de brongegevens en het eigenaarschap meteen vast. De basis daarvoor is een eenduidige procesbeschrijving, waarna het proces met gebruikmaking van autorisaties wordt ingericht. Vervolgens wordt bepaald wie gemachtigd is om de afzonderlijke processen aan te passen: de proceseigenaar.

Verder vooruit

Omdat je jouw bedrijfsprocessen met behulp van IT efficiënter hebt ingericht, zien jouw klanten eerder resultaat. Afgezien van het feit dat jouw medewerkers zich daar minder voor hoeven in te spannen, is dat het belangrijkste gevolg. Meer klanttevredenheid, meer medewerkerstevredenheid én betere samenwerking door een vereenvoudigde werkwijze. Daarnaast wordt jouw organisatie zich (nog meer) bewust van het belang van productief werken. Bovendien gaan jouw medewerkers actief meedenken over innovatie (en dus groei). Veel beter gaat het niet worden.

Is het écht nodig?

Uiteindelijk bepaal je natuurlijk zelf welke doelen je met jouw organisatie wilt bereiken en welke middelen je daarvoor wilt gebruiken. Wij kunnen je wel goed adviseren hoe je daar met IT zo snel (en slim) mogelijk kunt komen door routinematige handelingen te automatiseren. Daardoor houd je meer tijd over om je te richten op je doelstellingen en hoef je minder tijd te besteden aan de uitvoering van terugkerende werkzaamheden. Je hoeft maar één keer te investeren om er blijvend plezier van te hebben. En wat heb je te verliezen? Door IT vóór jou te laten werken, kun je er alleen maar bij winnen. Je organisatie eenvoudiger (be)sturen, tevreden klanten en tevreden medewerkers. Zullen we het daar een keer over hebben?

Benieuwd hoe we jou kunnen helpen?
Neem contact met ons op.


    Download het redpaper over cybersecurity


      Download het redpaper over cybersecurity


        Over Avantage

        Wij geloven dat IT altijd en overal voor jou moet werken. Daarbij maakt het niet uit op welke van de laatste woorden je de klemtoon legt. IT móet gewoon voor jou wérken. Bovendien moet IT vóór jóu werken. Dat is precies het vakgebied waar wij al meer dan 30 jaar verstand van hebben. Met onze praktische klantervaringen en ons uitgebreide dienstenpakket combineren wij de werkwijze in jouw organisatie en het digitaal gedrag van jouw medewerkers met onze IT om ‘de mensen die het moeten doen’ productiever (samen) te laten werken. Daarbij bestaat de basis uit een solide infrastructuur, een veilige IT-omgeving, efficiënt beheer, klantgerichte ondersteuning en hulp bij de adoptie van innovaties. Dat komt allemaal samen in ons online platform GO, waar iedereen vanuit de eigen rol direct beschikt over alle informatie en middelen die nodig zijn om de productiviteit in jouw organisatie te verhogen en jouw klanten nóg beter te bedienen.

        SINDS 1990

        800+ KLANTEN

        202 COLLEGA’S

        ROTTERDAM, ALMERE
        EN ALPHEN A/D RIJN

        FINANCIEEL
        GEZOND

        ISO 9001
        ISO 27001
        NEN 7510

          de Maand van Avantage

          Maandelijkse updates over security, productiviteit en thuiswerken