‘Hoezee, hoezee; lang leve de IT!’ Gevleugelde woorden op onze afdeling, waar we slimme IT-oplossingen op basis van cloudtechnologie bouwen. ‘Nu werkt het voor geen meter, maar met IT wordt alles beter’, grapt een collega weleens bij een klant. Mijn favoriet is echter: ‘Eén en één is twee; wij doen dat met IT.’

 

Je mag ervan vinden wat je wilt; voor mij zit daar even pure als simpele logica achter. De IT die wij ontwikkelen, bouwen, inrichten en beheren, hangt namelijk van logische processen aan elkaar. Die bedenken we niet zelf; dat laten we aan onze klanten over. Zij bepalen tenslotte hoe ze hun eigen organisatie willen managen. Maar als ze dat eenmaal bedacht hebben, weten wij hoe we dat veel makkelijker kunnen maken. Inderdaad, met IT. Hupsakee.

Rood waas

Ik heb behoorlijk slimme collega´s, zowel op de afdeling waar ik werk als daarbuiten. Ik betrap me er zelfs weleens op dat ik denk: ‘die is bijna net zo slim als ik’. Geintje, moet kunnen. Maar samen zijn we er echt goed in om bedrijfs- en besluitvormingsprocessen in een organisatie in kaart te brengen. Vervolgens gaan we bekijken welke processen (deels) geautomatiseerd zijn en of dat handiger zou kunnen.

 

Of er zijn processen die nog helemaal niet geautomatiseerd zijn, ook leuk. In beide gevallen wordt de ras-IT’er in mij extra wakker geschud. Ik krijg dan nog net geen rood waas van enthousiasme voor mijn ogen, maar het lijkt er wel op. Ik storm alleen niet als een dolle stier naar voren. Nee, samen met het team ga ik bedenken hoe we IT kunnen gebruiken om de processen te vereenvoudigen. Dat is de eerste één in de optelsom die twee als uitkomst heeft.

Minder administratieve druk; meer tijd voor je klanten

De andere één in de rekensom is het daadwerkelijk inzetten van informatietechnologie om ‘workflows’ in te richten. Die zijn altijd bedoeld om de efficiency in een organisatie te verhogen. Ik heb even voor je opgezocht hoe mijn encyclopedie een workflow omschrijft. Die zegt: ‘de logische volgorde van activiteiten die moeten worden uitgevoerd om een van tevoren gedefinieerde uitkomst te verkrijgen’.

 

En ook: ‘het beschreven proces van behandeling van documenten, dat (semi)automatisch kan verlopen.’ Dat dus, vooral het laatste. Daarmee kun je de administratieve druk verlichten waardoor jij en je medewerkers meer tijd voor de klanten hebben. En aangezien de laatste categorie ervoor zorgt dat de salarissen kunnen worden uitbetaald, lijkt me dat niet geheel onbelangrijk.

Workflows

Hoewel bedrijfsprocessen soms best gecompliceerd in elkaar grijpen, kan de eerste inrichting van workflows al veel opleveren. Denk aan papierloos aanvragen van vakantiedagen en declareren van onkosten. En aan het ´loopbriefje´ bij indiensttreding van een nieuwe medewerker of de afhandeling van klachten. Allemaal routinematige zaken die eenvoudig kunnen worden geautomatiseerd; sneller, slimmer en efficiënter.

 

Bovendien wordt de productiviteit in een organisatie verhoogd omdat stappen in een bedrijfsproces niet zomaar kunnen worden overgeslagen. Wie verantwoordelijk is voor een (deel)proces, wordt op het juiste moment ‘gekieteld’ om actie te ondernemen. Dat zorgt voor een kortere doorlooptijd en dat is exact waar het om gaat. Op onze afdeling zijn we er dan ook op gespitst om onze klanten zoveel mogelijk tijd op te leveren. Daar hebben ze het meeste aan. Als jij ook meer tijd voor je klanten wilt, moet je echt bij ons zijn. Zullen we IT? Dan zorgen wij voor de koffie…

Workflows

  • Vermindering van administratieve druk.
  • Meer tijd om te focussen op de eigen kerntaken.
  • Hogere klanttevredenheid en -waardering.

Sebastiaan Thuis

"The best thing about a Boolean is even when you're wrong, you're only off by a bit."

x

JOBS 16

JOBS 16