Nieuwe e-mail: ‘Ha office manager; heb je volgende week dinsdag een werkplek voor me op kantoor? De buurman gaat een dagje boren en dan werk ik liever niet thuis.’ Geen antwoord. Dan maar een bericht in de Teams-chat. Ook geen reactie. Nou vooruit; een appje dan… Helaas. Wat blijkt? De office manager ligt er even uit. Alleen was dat intern niet gemeld. Intussen zijn alle werkplekken op kantoor op die dinsdag al bezet. Door mensen die toevallig wel wisten dat de office manager tijdelijk niet beschikbaar was. Da’s knap vervelend. En veel erger: nergens voor nodig. De oplossing? Procesautomatisering!
Nu het hybride werken massaal is omarmd, hebben veel organisaties een beperkt aantal werkplekken of zijn ze druk bezig met het inkrimpen van kantoorruimte. Hoe dan ook; het aantal werkplekken op kantoor neemt af. Dat betekent dat niet iedereen meer op hetzelfde tijdstip op kantoor kan werken. Je moet dus een systeem hebben om de beschikbare werkplekken te verdelen. Bij veel organisaties heet dat systeem ‘office manager’. Alleen heeft die er een halve dagtaak aan om alle aanvragen te bundelen en netjes af te handelen. En dan is er ook nog het beheer van de vergaderruimtes en de bijbehorende administratie. Dat kan allemaal een stuk eenvoudiger wanneer je jouw medewerkers zelf de regie geeft. Maar dan wel met een beetje hulp van IT.
Hoe het werkt
Als medewerker reserveer je een werkplek of een vergaderruimte in een Power App, in combinatie met Power Automate. Je geeft aan welke dag je op kantoor wilt komen en wat je wilt reserveren; een werkplek of een vergaderruimte. Vervolgens laat de app zien of er nog een werkplek/vergaderruimte beschikbaar is en – bij meerdere vergaderruimtes – om welke vergaderruimte(s) het gaat. Wanneer je een keuze hebt gemaakt, wordt de reservering meteen vastgelegd in het systeem. Gaat het om een vergaderruimte? Dan wordt die ruimte direct geboekt in de Outlook-agenda van die vergaderruimte.
Overzicht
Het resultaat van deze procesautomatisering is direct duidelijk. De office manager heeft meer tijd om zich bezig te houden met de kerntaken. Niet meer in de gaten houden hoeveel werkplekken er op een dag nog beschikbaar zijn. Het boeken van vergaderruimtes? Dat gaat ook geautomatiseerd. En voor een overzicht van geboekte werkplekken en gereserveerde vergaderruimtes kan de office manager een Power BI dashboard raadplegen. Komt er een telefoontje van een klant die in het kader van een project een dagje met een medewerker op kantoor wil samenwerken? Dan kan meteen worden gezien of daar een mouw aan te passen valt. Spoiler alert: dat kan (bij ons) altijd. Klanten gaan voor.
De voordelen op een rijtje
Voor de medewerker wordt het boeken van een werkplek/vergaderruimte dus een stuk makkelijker gemaakt; alles is beschikbaar vanuit één app. Ook het annuleren van een gereserveerde werkplek of vergaderruimte gaat via deze app. Als medewerker hoef je dus niet meer te mailen, te chatten, te appen of te bellen met de office manager. Je hebt alles zelf in de hand. En de voordelen voor de organisatie zijn helder:
- Medewerkers vullen de aanvraag zelf in en weten direct waar ze aan toe zijn.
- Medewerkers kunnen de reservering met één muisklik zelf annuleren.
- Het systeem registreert automatisch of er nog werkplekken/vergaderruimtes beschikbaar zijn en welke vergaderruimte wordt toegewezen.
- De office manager heeft geen ‘last’ meer van aanvragen voor werkplekken en vergaderruimtes en heeft meer tijd voor de kerntaken.
- De office manager houdt inzicht in de aanvragen via een dashboard en kan altijd besluiten om de app te overrulen.
Wil jij dit ook voor jouw organisatie of wil je hier eerst nog meer informatie over? Neem gerust contact met me op en ik help je verder.
