In de laatste decennia zijn mensen anders met elkaar gaan communiceren. Vroeger moest je urenlang in de file staan om een vergadering bij te kunnen wonen. Tegenwoordig kun je gemakkelijk virtueel vergaderen en elkaar vanuit huis eenvoudig bereiken. Zo kun je eenvoudig vanaf de keukentafel een meeting bijwonen. Die efficiënte manier van communiceren zorgt ervoor dat je sneller besluiten kunt nemen. Alleen ligt er wel een gevaar op de loer. Hoe krijg je het voor elkaar om de persoonlijke interactie met collega’s overeind te houden?
#1. Virtueel vergaderen
Veel organisaties communiceren op dit moment met behulp van geavanceerde software. Om virtueel te vergaderen hoef je niet met elkaar op dezelfde locatie te zijn. Daardoor heb je minder reistijd en kun je de overgebleven tijd aan je kerntaken besteden. Een bijkomend voordeel is dat je tijdens virtuele vergaderingen meer to-the-point bent. In een fysieke vergadering kan het al snel over talloze andere onderwerpen gaan. Als je op afstand vergadert, heb je daar minder last van en duren de besprekingen vaak minder lang. Daarmee win je dus kostbare tijd. En vanuit het oogpunt van productiviteit zeggen we tegen tijd besparen natuurlijk nooit ‘nee’.
#2. Face-to-face
Tijd besparen (en daardoor productiever overleggen) is natuurlijk geweldig. Jammer genoeg heeft virtueel vergaderen ook een aantal nadelen. Zo is het in een videoconferentie lastig om non-verbale communicatie op te pikken. Wanneer je een gesprek voert waarin dit erg belangrijk is – denk aan een sollicitatie- of beoordelingsgesprek – is het beter om op een fysieke locatie af te spreken. Maar ook wanneer je gevoelige informatie gaat bespreken, doe je er goed aan om elkaar op kantoor te ontmoeten. Hoe veilig virtueel vergaderen in technisch opzicht ook is, in de Starbucks kunnen andere gasten gemakkelijk meeluisteren. Het is verstandig om daarover duidelijke afspraken in jouw organisatie te maken. Bespreek met elkaar een fysiek minimum waar iedereen zich comfortabel bij voelt en ook welke onderwerpen om fysieke bijeenkomsten vragen. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en welke informatie je op welke manier communiceert.
#3. Voorbereiding - voortgang
Je hebt het meeste contact met collega’s met wie je vaak samenwerkt. Maar wanneer is het nou handig om met je team virtueel te vergaderen en wanneer is het slim om fysiek de koppen bij elkaar te steken? Over het algemeen is het zo dat je de voortgang en resultaten van projecten uitstekend tijdens virtuele bijeenkomst kunt bespreken. Daarvoor is fysiek contact geen directe vereiste. Tegelijk zijn er situaties waarin het wél nuttig is om elkaar in persoon te ontmoeten. Denk dan aan de voorbereidingen voor een project of een brainstormsessie waarbij ook non-verbale communicatie een rol speelt.
