‘Daar heb je hem weer, met z’n productiviteit…’ Ik hoor het je bijna denken, maar het is dan ook best lastig om het er niet over te hebben. Jammer genoeg staat Avantage nog niet bovenaan als ik ‘IT’ en ‘productiviteit’ samen google, maar dat is een kwestie van tijd. Wanneer ik ‘Avantage’ en ‘productiviteit’ combineer, wordt het wel helemaal leuk. Dan zie je meteen dat we het thema van verschillende kanten benaderen.

Dat is een van onze manieren om ons te onderscheiden. We hebben het niet alleen over IT waarmee je de productiviteit in een organisatie kunt verhogen. We hebben het ook over andere mogelijkheden om efficiënter en effectiever (samen) te werken. Daar wil ik graag wat meer over vertellen, vooral vanuit de gedachte dat productiviteit een doel is dat langs meerdere wegen (ook tegelijk) bereikt kan worden. Dat IT daar een rol in speelt, is voor mij vanzelfsprekend. Alleen moet die in dienst staan van organisatorische doelstellingen. En die worden naar mijn bescheiden mening niet in nullen en enen geformuleerd, maar in andere termen. Welke dat zijn? Daar heb ik ook zo mijn ideeën over. Voor nu beperk ik me even tot vijf elementen die je kunt beïnvloeden om de productiviteit te verhogen.

1. Persoonlijke effectiviteit

Productiviteit begint bij jezelf. Om productief te werken, is het belangrijk dat je voor jezelf duidelijke doelen bepaalt en die zo concreet mogelijk benoemt. Dan wordt het alleen maar makkelijker om de focus te bewaren en gericht naar dat doel toe te werken. Dus niet: “ik wil vaker mijn deadlines halen”, maar: “ik wil minstens 80 procent van mijn deadlines halen en als ik ze niet haal met rationele argumenten kunnen verklaren waarom dat niet is gelukt.” Dat betekent onder meer dat je hoofd- en bijzaken moet scheiden, duidelijke keuzes moet maken en daarover moet communiceren. Je zult merken dat je daardoor sneller werkt en betere resultaten boekt. Voor mij werkt het in elk geval uitstekend.

2. Slim netwerken

Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter; die sociale netwerken kennen we allemaal. Net zoals we bekend zijn met WhatsApp, Messenger en Snapchat. Het merendeel wordt privé gebruikt, maar er is natuurlijk niets op tegen om ze ook zakelijk te gebruiken. Overigens is er ook een puur zakelijk sociaal netwerk, namelijk Microsoft Yammer. Wanneer je collega’s, klanten en leveranciers met behulp van bestaande middelen sneller en makkelijker kunt bereiken, wordt samenwerken al een stuk eenvoudiger.

3. Handig communiceren

Aansluitend op het vorige punt zou je eens kunnen kijken naar jouw manier van communiceren. Bel je veel? Heb je vooral afspraken buiten de deur? Intern de nodige vergaderingen? Vraag je dan af of het echt nodig is om het te blijven doen zoals je het doet. Om met meerdere mensen tegelijk te overleggen, hoef je heus niet altijd in dezelfde ruimte te zijn. Met Microsoft Skype for Business of Teams kun je gewoon op je eigen werkplek blijven zitten en toch met elkaar vergaderen. Minder reistijd, meer tijd om productief te zijn. Simpel.

4. Samenwerken en (kennis) delen

Met Microsoft Teams heb je als (project)team het grote voordeel dat je allemaal in hetzelfde document kunt samenwerken. Je hoeft de wijzigingen niet steeds heen en weer te mailen en zelf op te slaan, waardoor verwarring over de meest actuele versie kan ontstaan. Het stamdocument is centraal opgeslagen en iedereen kan zijn of haar gedeelte aanpassen. Verder is het in Teams echt kinderlijk eenvoudig om goed overzicht te houden over de planning, kennis te delen via een ‘wiki’ in de wikibibliotheek en vergaderstukken te bekijken.

5. Toegang tot (en inzicht in) gegevens

Wat ook geweldig bijdraagt aan productiever werken is de beschikbaarheid van relevante gegevens en het gemak waarmee je erbij kunt. Daar hebben we een fantastische oplossing voor: GO. Een startportal waar je maar één keer hoeft in te loggen en meteen overal mee van start kunt gaan. Dan kun je direct bij alle documenten, rapportages en applicaties die je nodig hebt. Je krijgt ook de actuele status van de KPI’s van de organisatie te zien.

Daarnaast kun je aanvullende informatie in het portal integreren. Denk aan branchenieuwtjes en kennisbanken, maar ook aan agenda’s en openstaande taken. Die kun je met een workflow management systeem trouwens direct toebedelen aan collega’s of medewerkers met wie je ook nog rechtstreeks kunt communiceren. Bovendien kun je vanuit het portal doorsurfen naar je eigen intranet. Hoe productief wil je het hebben?

Nieuwsgierig?

Er zijn vast nog andere manieren om de productiviteit te verhogen. Aangezien ik van nature nieuwsgierig ben, nodig ik je graag uit om jouw ideeën daarover met mij te delen. En als je meer over GO wilt weten, ben je ook bij mij aan het juiste adres. Je bent van harte welkom en ik kom met net zoveel plezier naar jou toe. Of we gebruiken Skype for Business of Teams. Wel zo productief… 😉

Dennis de Jong

"Logica brengt je van A naar B. Verbeelding brengt je overal."

x

JOBS 13

JOBS 13