Meer weten over plannen en organiseren in Microsoft 365?
Contact Dennis

Voor Microsoft (Office) 365 was 2020 een goed jaar voor het uitrollen van nieuwe applicaties en functionaliteiten. Zo zag de nieuwe applicatie Microsoft Lists het licht én werd Tasks in Teams ontwikkeld. Maar ook binnen de bestaande applicaties heeft Microsoft niet stilgezeten. Zo verscheen de ene update na de andere, waardoor de gebruikerservaring er met de dag op vooruitging. Vanzelfsprekend brengen al deze ontwikkelingen veel vragen met zich mee: zit er niet veel overlap tussen de verschillende applicaties? En wanneer gebruik je nou welke applicatie? In dit blog ga ik uitgebreid in op de verschillen tussen Microsoft (Office) Lists, Planner, To Do en Tasks in Teams.

#1. De applicaties op een rij

Voordat ik dieper inga op de verschillen, is het eerst handig om te weten wat je met elke applicatie afzonderlijk kunt. Daarom leg ik om te beginnen kort uit waarvoor een applicatie bedoeld is en welke voordelen die heeft.

 

Microsoft Planner

Microsoft Planner is een gebruiksvriendelijke, team gebaseerde projectmanagementapplicatie. De applicatie gebruikt Kanban-borden om taken bij te houden. Met behulp van zo’n Kanban-bord kan de volledige planning visueel en overzichtelijk worden weergegeven. In feite is dit een manier om op een simpele manier aan te geven welk werk verzet moet worden. Elke taak bevat specifieke informatie. Daarnaast heeft Planner een persoonlijke weergave, zodat je ook je eigen (toegewezen) taken kunt bekijken.

Microsoft Lists

In wezen is Microsoft Lists een uitgebreide functionaliteit en interface-upgrade van SharePoint lists, maar dan vormgegeven binnen een eigen applicatie. Lists kun je bijvoorbeeld handig gebruiken om bezittingen of statussen binnen een bepaald evenement bij te houden. Het speciale aan deze applicatie is dat je de kolommen naar eigen wens kunt personaliseren. Je kunt zowel voor jezelf als voor een team lijsten aanmaken. De applicatie geeft je de keuze uit verschillende weergaven; zo kun je kiezen uit een normale lijst, een kalender en een galerij.

Microsoft To Do

Microsoft To Do is uitermate handig voor het bijhouden van lijsten voor je persoonlijke taken en het sturen van herinneringen. In deze applicatie kun je gemakkelijk je gevlagde e-mails van Outlook inzien. Ook is To Do geïntegreerd met Planner, waardoor je goed inzicht hebt in de taken van jouw team. Door slimme koppelingen van Power Automate kun je ook taken van andere applicaties toevoegen, zoals taken uit Microsoft OneNote. To Do is dus als het ware een verzameling van alle taken binnen je Microsoft-account.

Microsoft Tasks in Teams

De app Tasks in Teams is een tijdje geleden toegevoegd aan Microsoft Teams en is een centrale plek voor al je taken. De applicatie is eigenlijk niets meer dan en combinatie van Planner en To Do binnen de Teams-omgeving. De applicatie geeft je inzicht in je taken vanuit verschillende apps. Met Tasks in Teams ben je in staat om samen met je collega’s samen te werken in de moderne werkplek.

#2. Opslaan en weergeven

Nu we de verschillende applicaties stuk voor stuk hebben bekeken, is het goed om te kijken naar de overkoepelende overeenkomsten en de verschillen. Het grootste verschil gaat over het feit of je de applicatie gebruikt om je taken op te slaan (en bij te houden), of dat je de applicatie gebruikt om je taken weer te geven.

 

In het kort gezegd: Planner en Lists zijn over het algemeen perfect om team gebaseerde taken en takenlijsten toe te voegen en te managen. To Do is goed te gebruiken wanneer je persoonlijke lijsten wilt toevoegen en managen. Tasks in Teams combineert de taken uit Planner en To Do en geeft je een uitgebreider beeld van al je taken. (Op dit moment is Microsoft Lists nog niet geïntegreerd in andere apps. Wel kun je Lists gemakkelijk in een Teams-kanaal toevoegen, door simpelweg een nieuw tabblad aan te maken.)

 

Nu we duidelijk hebben wat de verschillen zijn met betrekking tot het opslaan en presenteren van taken, wil ik het hebben over de vraag wanneer je welke app het beste kunt gebruiken. Net als met de meeste technische oplossingen, hangt dat af van veel verschillende factoren.

 

Planner of Lists

Hoewel Planner en Lists op het eerste gezicht sterk op elkaar lijken, valt dit bij nader inzien best mee. Natuurlijk kun je dezelfde ervaring met Planner krijgen als in Lists. Toch moet je je goed afvragen of je dit wilt, als je de extra functionaliteiten niet gaat gebruiken.

 

Gebruik Planner hoofdzakelijk wanneer je snel en gemakkelijk projecten wilt managen. De app werkt eenvoudig en je hebt verschillende mogelijkheden om extra informatie toe te voegen. De app is goed geïntegreerd met To Do en Tasks in Teams. Handig wanneer je taken wilt managen in kleine teams. Je kunt je taken bekijken op een bord of in een kalender, maar ook via een overzichtelijk dashboard.

 

Gebruik Lists vooral wanneer je meer controle wilt hebben over specifieke velden, de lay-out en geavanceerde weergavemogelijkheden. Ook kun je Lists goed gebruiken voor zaken die niet daadwerkelijk taken zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan voorraadbeheer, zakelijke evenementen en reisplanningen. Zoals ik eerder al aangaf, kun je jouw items inzien via een ‘normale’ lijst, een kalender of een galerij.

To Do of Tasks in Teams

De verschillen tussen To Do en Tasks in Teams zijn wat lastiger. Tasks in Teams is simpel gezegd een manier waarop je bestaande taken uit To Do en Planner kunt weergeven. Hoewel je vandaag de dag ook je taken van Planner in To Do kunt bekijken, verschilt de manier waarop je deze apps gebruikt.

 

Gebruik To Do vooral wanneer je een lijst van al je ‘kleine’ taken overzichtelijk bij elkaar wilt hebben, op één centrale locatie. Zeker wanneer je jouw taken graag via je smartphone wilt bekijken en eenvoudig vervaldatums en herinneringen wilt toevoegen. Daarbij helpen push-notificaties je uitstekend bij het uitvoeren van je dagelijkse taken. To Do kun je dus efficiënt inzetten voor het managen van taken op de korte termijn en de app kan jou perfect ondersteunen bij het maken van een persoonlijk rooster.

 

Schakel Tasks in Teams in wanneer je een bredere blik wilt hebben op jouw uit te voeren taken op de lange termijn. Deze app scheidt jouw taken per plan en per team, waardoor je een globaal overzicht hebt van alle taken die in de komende periode moeten worden uitgevoerd. In Tasks in Teams heb je dus geen hele waslijst aan taken die op korte termijn afgerond moeten worden. Deze applicatie is vooral erg handig wanneer je het grotere plaatje van de taken van jou en je collega’s wilt zien.

Productiever

Er zijn dus een heleboel Microsoft-apps die je helpen om je taken bij te houden en te managen. Takenmanagement is belangrijk in het dagelijks leven van kantoor- en thuiswerkers. Het gebruiken van de juiste tool maakt een groot verschil en helpt je uiteindelijk om productiever te werken. Om die reden is het slim om uit te zoeken welke apps jou helpen om efficiënter te werken en welke apps het best passen bij jouw manier van werken. Wil je weten wat Office 365 en Microsoft Teams nog meer voor jou organisatie kan betekenen? Download het redpaper.

Door de coronapandemie hebben we razendsnel geleerd hoe we op afstand met elkaar kunnen communiceren. Voor chatten, (video)bellen en online vergaderen in Microsoft Teams draaien we intussen onze hand niet meer om. Maar hoe zit het met de online samenwerking?

 

Daarin valt nog heel veel winst te behalen. De beschikbare functionaliteiten binnen Microsoft 365 worden namelijk maar zeer beperkt gebruikt. Dat heeft niet met onwil te maken; eerder met onwetendheid. De hoogste tijd om je kennis bij te spijkeren en nóg productiever te werken! Lees er alles over in ons redpaper.

Download het redpaper


    Dennis de Jong

    "Logica brengt je van A naar B. Verbeelding brengt je overal."

      de Maand van Avantage

      Maandelijkse updates over security, productiviteit en thuiswerken