Uitstekend samenwerken in Teams met externen

Bij het samenwerken in projectverband komt het regelmatig voor dat je een externe partij in de arm neemt. Je kunt nou eenmaal niet alles zelf doen, hoe graag je dat misschien ook zou willen. Wanneer je samenwerkt met externen, is het natuurlijk verstandig dat iedereen beschikt over dezelfde informatie. Daarbij is het slim om de externe partij nauw te betrekken bij het project. Met Teams kun je eenvoudig samenwerken met personen buiten je organisatie. Zo kun je net als met je eigen collega’s gemakkelijk chatten, documenten delen, online vergaderen; noem maar op. En zo krijgt je samenwerking met externe projectteamleden een stevige impuls.

Het toevoegen van gasten gaat eigenlijk op dezelfde manier als het toevoegen van leden van je eigen organisatie. Je gaat op een kanaal staan en drukt op de knop Lid toevoegen. Nu krijg je een veld te zien waar je het e-mailadres moet invullen van degene aan wie je gasttoegang wilt geven. Wanneer je het e-mailadres hebt ingevuld, zie je erachter direct ‘gast’ verschijnen. Door de afwijkende domeinnaam ziet Teams dat het om iemand buiten jouw organisatie gaat, waardoor diegene automatisch het labeltje ‘gast’ meekrijgt. Zodra je op de knop Aanvraag verzenden hebt gedrukt, ontvangt de gast een welkomstmail met daarin een uitnodiging. Vanaf dat moment heeft de gast toegang tot het Teams-team. Overigens heeft de betreffende persoon aan wie je gasttoegang hebt gegeven geen eigen Teams-licentie nodig om toch van de functies gebruik te kunnen maken.

Het is natuurlijk reuzehandig wanneer je met personen buiten je organisatie binnen Teams kunt samenwerken. Toch schuilt er wel een gevaar in het toevoegen van gasten aan een team in Teams. Want welke informatie wil je nou delen en welke niet? Je moet dus voorkomen dat gasten toegang kunnen krijgen tot documenten en chatberichten die niet voor hen bestemd zijn. Binnen de instellingen van Teams kun je precies aangeven wat gasten wel en niet mogen bekijken. Daarbij is het slim om een apart kanaal aan te maken voor gasten, waarin je alle informatie zet die ze nodig hebben. Zo houd je de kanalen met informatie voor je collega’s afgeschermd voor externen. Ook is het verstandig om bij het aanmaken van een kanaal een naam voor dat kanaal te kiezen, waaraan je kunt zien of externen wel of geen toegang hebben. Zo ben je verzekerd van een soepele maar bovenal veilige samenwerking tussen jouw collega’s én personen buiten de organisatie.

Ben je benieuwd naar welke functionaliteiten Teams nog meer biedt? In ons redpaper lees je hoe je de samenwerking in jouw organisatie met de kracht van Microsoft Teams naar een hoger niveau kunt tillen. Download het redpaper.