Is het jou weleens overkomen dat een document waaraan je had gewerkt niet werd opgeslagen? Of nog erger: dat je computer crashte en al je bestanden verdwenen waren? Mij is het in een grijs verleden één keer gebeurd. Ik kan je vertellen: dat is echt geen pretje. Toch is het niet nodig dat je alles kwijt bent. Met Office 365 maak je alvast een goede start. En met Microsoft 365 Back-up & Restore hoef je je helemaal geen zorgen meer te maken over verlies van gegevens.

Met Office 365 kun je altijd en overal productief zijn. Dankzij handige tools als Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams en SharePoint is opslaan en delen van gegevens een fluitje van een cent. Maar wat als er een keer iets fout gaat? Wat als je bijvoorbeeld een document verwijdert dat je later toch eigenlijk wel nodig blijkt te hebben? Is je werk dan verloren? Nee, gelukkig niet.

#1. Maximaal 14 dagen

Normaal gesproken bewaart Microsoft jouw 365-gegevens maximaal 14 dagen. Wanneer je deze gegevens wilt terughalen, kun je daarvoor een verzoek indienen bij de supportafdeling van Microsoft. Wanneer je dus onbedoeld belangrijke documenten of zelfs hele mappen hebt verwijderd, kun je die gegevens toch weer boven water krijgen. Kom je er pas na 14 dagen achter dat je per ongeluk belangrijke mails en bijlagen hebt weggegooid? Dan kun je dat helaas niet meer herstellen.

#2. Uitzondering: SharePoint

De gegevens in SharePoint vormen een uitzondering. Door gebruik te maken van versiebeheer, kun je tussentijds snapshots (kleine back-ups) maken. Wanneer je dan – al dan niet per ongeluk – een document, lijst of site in SharePoint verwijdert, is jouw werk niet meteen weg. De gegevens blijven maximaal 90 dagen in de prullenbak bewaard tot je de prullenbak leegt. En zelfs daarna kunnen de gegevens nog uit de secundaire prullenbak tevoorschijn worden getoverd.

#3. Controle over eigen data

Bij het terugzetten van een back-up gaat het doorgaans om een volledige back-up. Een separaat bestand of een enkele e-mail kan niet door Microsoft worden teruggehaald. Wij vinden echter dat een langere retentietijd en het terugzetten van separate bestanden ook mogelijk moeten zijn. Tenslotte wil je controle over jouw eigen data, waarbij je eerder opgeslagen gegevens binnen jouw organisatie wilt kunnen herstellen. Daarom hebben wij de dienst ‘Microsoft 365 Back-up & Restore’ ontwikkeld. Dat is de beste oplossing om controle over je gegevens te houden.

#4. Wat krijg je dan?

Met Microsoft 365 Back-up & Restore krijg je zowel een volledige als een gedeeltelijke back-up, waarbij alleen de bestanden worden opgeslagen die sinds de laatste back-up zijn gewijzigd. Dat zorgt voor sneller herstel van gegevens. In eerste instantie wordt een volledige back-up gemaakt van de 365-omgeving. Daarna wordt standaard elke 6 uur een gedeeltelijke/aanvullende back-up gemaakt, die dagelijks door ons wordt gecontroleerd en buiten jouw eigen IT-omgeving wordt opgeslagen. Herstel van gegevens is mogelijk tot 12 maanden terug in de tijd. Bij de ‘unlimited’ versie is de bewaartermijn zelfs onbeperkt. Bovendien kunnen we separate bestanden/e-mails terugzetten en intelligente back-up schema’s voor je instellen. Metadata worden overigens in de back-up meegenomen. Daarmee heb je inzicht in de herkomst van gegevens (auteur, tijdstip opslag, enzovoort). Veel vollediger kunnen we het niet maken.

Download het redpaper Veilig Thuiswerken

Veilig thuiswerken is onlosmakelijk verbonden met veiligheidsbewustzijn, zowel van directie en management als van thuiswerkers. De ideale situatie is dat iedereen zich bewust is van de digitale gevaren, maar de praktijk wijst helaas vaak anders uit.

En thuiswerkers kunnen (in het beste geval) nog zo goed bezig zijn; wanneer de IT-omgeving waarop thuiswerkers inloggen niet voldoende beschermd is, zijn de rapen gaar. In ons redpaper gaan we daar dieper op in en vertellen we wat je zelf kunt doen (en wat wij voor jou kunnen betekenen).


Dennis de Jong

"Logica brengt je van A naar B. Verbeelding brengt je overal."

x

JOBS 20

JOBS 20