Een vraag die ik vaak hoor, is: ‘Hoe zorg ik ervoor dat bestanden voor al mijn collega’s beschikbaar zijn?’ Een heel begrijpelijke vraag. De meeste medewerkers in organisaties werken op hun eigen schijf, en waar nodig op de algemene schijf van de organisatie. Bestanden worden regelmatig via de mail verzonden en opnieuw in eigen mappen opgeslagen. Zo heeft iedereen bestanden in een eigen omgeving staan en dat zorgt voor hoge muren tussen verschillende afdelingen. Mails met gigantische bijlagen zijn dan bij uitstek de manier om documenten over die muren naar collega’s uit andere afdelingen te gooien. Dat is natuurlijk vreselijk onhandig. Hoe kun je nou meer transparantie creëren, waardoor je uiteindelijk effectiever kunt samenwerken?

#1. Fileserver

Als je kijkt naar de rechtenstructuur van een fileserver, zul je zien dat deze zo goed als dicht zit. Er is weinig flexibiliteit en het is lastig om toegang tot bestanden van andere afdelingen te krijgen. Effectief samenwerken zit er dus niet echt in. Zo zul je uitsluitend bij de schijven kunnen komen waar de IT-afdeling je toestemming voor heeft gegeven. Wanneer je wilt samenwerken met collega’s van andere afdelingen moet je doorgaans een map bij de IT-afdeling aanvragen. Dat kost vaak een paar dagen, waardoor je tot die tijd de deelbare documenten maar in je eigen map opslaat. Daardoor ontstaan verschillende versies van de documenten, waardoor je fileserver al snel een bende wordt. En daar komen de rechten in SharePoint om de hoek kijken.

#2. SharePoint

In SharePoint (binnen Office 365) is er natuurlijk ook sprake van rechten. Zo zullen de afdelingsmappen Directie, Personeelszaken en Financiën doorgaans potdicht staan. Over andere zaken kun je je afvragen: is het erg dat mijn collega’s hierbij kunnen? Daarin verschillen een fileserver en SharePoint van elkaar. Op een fileserver krijg je uitsluitend toegang tot de mappen die voor jou bestemd zijn. In SharePoint is het juist andersom. In SharePoint krijg je juist de rechten voor – en dus de toegang tot – alle mappen. De mappen waar je niet bij hoeft te kunnen, worden dicht gezet. Op die manier ben je dus als organisatie transparant in het delen van informatie. Iedereen heeft toegang tot alle informatie, behalve tot de mappen die bedrijfsgevoelige informatie bevatten. Deze rechten in SharePoint kun je dus eenvoudig aanpassen. Zo kun je veel beter online samenwerken met je collega’s.

#3. Transparantie

Deze manier van documenten opslaan is ontzettend slim. Je hoeft niet meer continu bestanden te mailen of op te vragen. Die vind je gewoon in een centrale omgeving. Door deze rechten in SharePoint wordt het beheer van informatie een stuk eenvoudiger. Op basis van specifieke kenmerken krijgt een medewerker die in dienst treedt wel of geen toegang tot bepaalde mappen. Handig toch? En wanneer je tijdelijk in een team samenwerkt, kun je Teams (laten) gebruiken. Op die manier ervaren je medewerkers meer vrijheid en zijn ze eerder geneigd om samen te werken. Je snapt ongetwijfeld dat de productiviteit daar een enorme positieve impuls door krijgt.

Wil je meer weten over het thema ‘overal samenwerken’? Dan kun je je inschrijven voor één van de inspiratiesessies op dinsdag 23 en donderdag 25 juni. Daarin vertellen we over werken met Office 365 op elk device, hoe je samen tegelijk aan documenten kunt werken en hoe je in Teams intern én extern kunt samenwerken. Je kunt ook ons redpaper downloaden, waarin je op je gemak kunt lezen hoe overal samenwerken een rol speelt in het verhogen van de productiviteit.


Wesley Vitters

‘‘Don't just inspire… Inspire to make a difference!’’

x

JOBS 20

JOBS 20