Het tijdperk van de fax ligt inmiddels ver achter ons. Waar je vroeger een kolossaal faxapparaat in het kantoor had staan, is die ondertussen vervangen door modernere communicatiemiddelen. Daarmee is ook een einde gekomen aan het vervangen van faxrollen en het wisselen van toners. Dat bespaart natuurlijk een hoop kosten en het scheelt je ook de nodige ruimte op je bureau. De laatste jaren hebben verschillende nieuwe manieren om te communiceren hun intrede gedaan in de kantoorwereld. Outlook ken je ongetwijfeld wel, maar heb je ook weleens van Teams en Yammer gehoord? En wanneer gebruik je die applicaties nou precies?

#1. Outlook

Veel organisaties zetten Outlook in als voornaamste communicatiemiddel. Deze e-mailtoepassing is al ruim twintig jaar favoriet en heeft in de loop der jaren flink wat veranderingen doorgemaakt. E-mail is uitermate geschikt voor directe communicatie tussen jou en je collega’s, bijvoorbeeld voor het bevestigen van afspraken of het sturen van een korte vraag naar een collega. Mailen is ook een prima manier om de contacten met je klanten te onderhouden. Daarmee is Outlook in wezen de perfecte applicatie om formeel met elkaar te communiceren. Alleen kleven er wel steeds meer nadelen aan. Daarover lees je meer in een andere blog: e-mail, waarom we er echt mee moeten stoppen 

#2. Teams

Naast Outlook heeft Microsoft in 2017 Microsoft Teams gelanceerd. Wanneer je vaak samenwerkt met collega’s, kan het handig zijn om in Teams een team aan te maken. In de teamomgeving kun je alle informatie kwijt die nuttig is voor jouw team en kun je snel schakelen met de teamleden. Door Teams te gebruiken hoef je niet meer eindeloos documenten te versturen en wordt je mailbox ontlast. Waar je eerst Outlook moest doorspitten voor een bepaald document, staan alle teamdocumenten nu overzichtelijk in verschillende kanalen en mappen bij elkaar. Ook kun je in Teams chatten en videobellen met elkaar, waardoor je efficiënt op afstand met elkaar kunt communiceren. Handig toch?

#3. Yammer

Het komt vast weleens voor dat je samenwerkt met een collega die niet in jouw team zit. Dat kan een collega zijn die niet direct bij jouw project betrokken is, maar wel belang heeft bij dezelfde informatie als jij. Onderwerpen die organisatiebreed spelen zijn bijvoorbeeld ‘veilig werken’ of de wet- en regelgeving op het gebied van  privacy. Yammer is een laagdrempelig middel om daarover kennis en informatie te delen. Eigenlijk heeft Yammer wel iets weg van WhatsApp, waarmee je kunt chatten en foto’s, filmpjes en andere documenten kunt sturen. In Yammer gaat dat net zo eenvoudig. Je kunt Yammer dus goed inzetten wanneer je wilt communiceren met collega’s buiten je team.

Outlook, Teams en Yammer hebben elk hun eigen functionaliteiten. Wanneer je deze applicaties slim in jouw organisatie inzet, pluk je er uiteindelijk de productieve vruchten van. Daarover lees je – naast nog veel meer – in ons redpaper over efficiënt communiceren.

Efficiënte communicatie is het resultaat van informatie zodanig aanbieden (en opnemen) dat iedereen over de informatie beschikt die hij/zij voor zijn/haar rol nodig heeft om productief te kunnen werken.

Dat is één van de voornaamste uitkomsten in ons redpaper ‘tijd overhouden door slim te communiceren’. Daarin vertellen we ook hoe de beschikbaarheid van informatie en rolgebaseerd werken bijdragen aan efficiënt communiceren. De cloud en Office 365 zijn daarbij belangrijke elementen, maar het zijn toch vooral de mensen die het moeten doen. Lees meer in ons redpaper.

Download het redpaper


    Tom van Gelder

    Efficiëntie is één. Effectiviteit is twee. Samen is het drie.

    x

    JOBS 20

    JOBS 20