De derde donderdag van april is Nationale Secretaressedag! Hét moment om jouw secretaresse in het zonnetje te zetten. Sterker nog; zet niet alleen je secretaresse, maar ook jezelf in het zonnetje. Want als je het slim aanpakt, is jouw eigen Outlook e-mail al een secretaresse op zich. Ik geef je graag 7 tips om Outlook te gebruiken voor secretariële ondersteuning.

#1. Gezelligheid

Natuurlijk moet er (niet hard, maar vooral slim) gewerkt worden. Maar is het niet een gezellig idee dat je niet in je eentje aan je werk hoeft te beginnen? Je kunt daarbij worden ondersteund en dat kan ook nog eens met een vrolijk tintje.

Nee, Outlook kan geen koffie voor je zetten, maar dat vrolijke tintje kun je gemakkelijk toevoegen. Klik daarvoor in Outlook linksboven op ‘Bestand’ en ga naar ‘Opties’. Je komt dan automatisch in de rubriek ‘Algemeen’ terecht. Na je gebruikersnaam en initialen zie je dat je een Office-achtergrond en een Office-thema kunt kiezen. ‘Lente’ als achtergrond en ‘Kleurrijk’ als thema kan ik van harte aanbevelen. Maar ben je een fanatieke koffiedrinker? Dan zou je ‘Cirkels krabbels’ en ‘Zwart’ kunnen uitproberen. Gezelligheid gegarandeerd.

#2. Werk organiseren

Wat mij betreft gaat werk organiseren vooral om prioriteiten stellen. Je kunt namelijk niet alles op één dag willen doen. Het categoriseren van je mailberichten en afspraken in je agenda zorgt voor het broodnodige overzicht. Hoe je dat doet? Als je op ‘Start’ staat, zie je verderop in het lint de functie ‘Categoriseren’. Wanneer je die aanklikt, zie je een hele rits standaard categorieën met elk een eigen kleur. Als je vervolgens op ‘Alle categorieën’ klikt, kun je je eigen categorieën aanmaken; met kleur en naam naar keuze. Die kun je toewijzen aan elk mailbericht en/of elke afspraak in je agenda.

outlook secretaresse categoriseren opvolgen

#3. Opvolgen

Een belangrijke functie die je onder ‘Categoriseren’ ziet staan, is ‘Opvolgen’. Een e-mailbericht verandert namelijk nogal eens in een taak. En als je geen secretaresse hebt die je aan jouw taken herinnert, wil er misschien weleens eentje bij inschieten. Door er een opvolgingsvlaggetje aan te koppelen, verandert het mailbericht in een taak. De bijbehorende berichten kun je daarna naar waar dan ook verplaatsen. Dankzij het vlaggetje blijft de taak vindbaar in de rubriek ‘Taken’, die je in Outlook linksonder op je scherm kunt vinden. Hier ga je normaal gesproken ook vast en zeker naar je agenda toe.

outlook secretaresse taak taken

#4. Planningsassistent

Het kan knap ingewikkeld zijn om zelf een vergadering in te plannen waarbij meerdere mensen aanwezig moeten zijn, die natuurlijk allemaal hun eigen volle agenda hebben. Daarvoor heeft Outlook de planningsassistent. Bij het aanmaken van een nieuwe afspraak of vergadering wordt die functie in het lint heel logisch weergegeven als ‘Planningsassistent’. Als je die aanklikt, kun je aan de linkerkant collega’s toevoegen. Aan de rechterkant geeft de assistent aan welke mogelijkheden er zijn om iedereen op hetzelfde moment aan dezelfde tafel te krijgen. Agendatechnische conflicten worden ook weergegeven. Wil je precies weten hoe het werkt? Kijk dan op je gemak naar deze video.

outlook secretaresse planningsassistent vergadering afspraak

#5. Koppelen met andere apps

Wanneer je Outlook als onderdeel van Office 365 gebruikt, kun je koppelingen met andere Office 365 apps maken. Dan kun je vanuit Outlook bijvoorbeeld een Skype- of Teams-vergadering starten. En nog beter; je kunt vanuit de vergadering direct notulen in OneNote maken en die delen met iedereen die uitgenodigd was. Hoe makkelijk wil je het hebben?

outlook secretaresse vergadering afspraak

#6. Bijlagen toevoegen

Als je bijlagen aan je mailbericht wilt toevoegen, zijn daar allerlei handigheidjes voor. Wist je trouwens dat je een document (ook als PDF) direct vanuit Word of Excel via de e-mail kunt delen? Als je in Word, Excel of PowerPoint werkt en linksboven op ‘Bestand’ klikt en daarna op ‘Delen’, krijg je een dialoogvenster te zien. Onderaan kies je dan voor het toevoegen van het bestand in de oorspronkelijke staat of als PDF.

outlook secretaresse kopie bijvoegen

Ook handig is dat Outlook tegenwoordig onthoudt aan welke bestanden jij de laatste tijd hebt gewerkt. De ervaring heeft namelijk geleerd dat de meest recente bestanden nu net de documenten zijn die je het vaakst via e-mail wilt versturen. Wanneer je een nieuw bericht opstelt en uit het tabmenu onder ‘Bericht’ voor ‘Bestand’ (met paperclip) kiest, zie je direct een overzicht van de meest recente documenten.

outlook secretaresse bestand bijlage

#7. In hokjes stoppen

Ken je dat? Je krijgt allerlei mailberichten, die niet rechtstreeks aan jou zijn geadresseerd. Maar je staat wel in CC, omdat de inhoud voor jou ook van belang is. Dergelijke (en andere) mails kun je direct verplaatsen naar een speciale map.

Als je in Outlook op ‘Bestand’ klikt, krijg je een venster te zien met de optie om ‘Regels en waarschuwingen’ te beheren. Daarmee kun je aan de hand van een afzender of bepaalde woorden die in een mailbericht voorkomen ervoor zorgen dat er automatisch een vervolgactie plaatsvindt. Zo’n vervolgactie kan zijn dat de e-mail automatisch naar een bepaalde map wordt verplaatst, maar ook dat je bijvoorbeeld op de hoogte wordt gesteld van bepaalde gebeurtenissen in Outlook.

outlook secretaresse regels waarschuwingen

Nog meer?

Ja zeker! Heb je mijn tips gelezen en denk je: ‘Eitje, dat wist ik allemaal al’ of: ’Dat doe ik allang’ en wil je nog een stap verder? Als je Office 365 gebruikt, heb je – afhankelijk van het type abonnement – mogelijk de app Flow tot je beschikking. Flow bestaat uit honderden vooraf bedachte automatische werkstromen, onder meer met betrekking tot Outlook. Je kunt dan bijvoorbeeld met één klik instellen dat alle bijlagen die je binnenkrijgt automatisch worden opgeslagen op je OneDrive of in SharePoint. Maar je kunt ook aangeven dat je een mailbericht wilt krijgen wanneer er over jouw organisatie wordt getwitterd. Heb je Flow in jouw pakket? Check dan via deze link de enorme diversiteit aan mogelijkheden!

outlook secretaresse flow

Tot slot

Haal jij nóg meer uit Outlook en/of heb je slimme tips over Outlook waar ik niet aan gedacht heb? Ik hoor het graag. Neem gerust contact met me op. Ik laat me met plezier verrassen!

Arwen Durieux

"Kennis is macht. Kennis delen is kracht."

x

JOBS 13

JOBS 13