Werken jouw medewerkers hybride? Een deel van de week op kantoor en een deel van de week vanuit huis? Dan heb jij ook gemerkt dat ze elkaar niet zo vaak meer in de wandelgangen treffen. Dat ze minder vaak nieuwtjes uitwisselen. Dat het lastiger is geworden om spontaan even iets aan een collega te vragen. En dat hybride werkers in het algemeen minder makkelijk informatie met elkaar delen. Tegelijk is die behoefte er wel. Mensen zijn nu eenmaal sociale dieren en werken meestal ook graag samen. Op de een of andere manier moet je dat dus faciliteren en stimuleren, zeker in het hybride tijdperk. Goed nieuws, daar hebben we een oplossing voor. SharePoint intranet in combinatie met Microsoft Viva.
Heb je geen duidelijk beeld van SharePoint intranet? Trek dan eerst een paar minuten uit om mijn blog ‘Wat is SharePoint intranet en wat kun je ermee?’ te lezen. Wil je ook eerst meer weten over Microsoft Viva? Lees dan de blog: ‘Microsoft Viva: wat is het en wat kun je ermee’.
Wanneer je als organisatie online geen centrale plek hebt waar je informatie, nieuws en andere zaken met jouw medewerkers kunt delen (en zij met elkaar), ben je echt niet de enige. Veel organisaties zien dezelfde uitdaging. Zeker nu er veel vanuit huis wordt gewerkt om informatie bij alle medewerkers te krijgen. Er is behoefte aan een centrale, permanente locatie die voor iedereen makkelijk te vinden is; zowel voor nieuwe als voor langer bij de organisatie werkende medewerkers. Daarnaast hebben medewerkers vaak de behoefte om op een laagdrempelige manier contact te leggen met elkaar; door te reageren op een nieuwsbericht of zelf een bericht te plaatsen. Dat laatste kan heel goed met Viva Engage.
‘Een uitgelezen kans om informatie onder medewerkers te verspreiden en hen actief bij de organisatie te betrekken.’
Viva Engage? Ja, Viva Engage. Een communicatieplatform dat halverwege 2022 door Microsoft werd gelanceerd als opvolger/vervanger van Yammer waarop het platform voor een groot deel is gebaseerd. Microsoft typeert Viva Engage als sociale app voor online communities en conversaties. Daarmee kunnen jij en je medewerkers niet alleen sociale communities bouwen, maar ook professionele netwerken waarin je vakinhoudelijke kennis en inzichten kunt delen. Voor leidinggevenden (op afstand) is het een uitgelezen kans om informatie onder medewerkers te verspreiden en hen actief deel te laten nemen aan conversaties waardoor de betrokkenheid bij de organisatie wordt versterkt. Die informatie kan op diverse manieren worden gedeeld; in virtuele evenementen, via vastgepinde chats in Teams of met notificaties die je via Teams, Outlook en Viva Connections kunt verspreiden.
Integreren in Teams
Wil je optimaal profiteren van de mogelijkheden van Viva Engage? Dan is het aan te raden om te beginnen met een modulair intranet in SharePoint. Dat kunnen we voor jouw organisatie volledig op maat bouwen en inrichten. Met inbegrip van de standaard functionaliteiten van SharePoint en met toevoegingen in de vorm van IT-oplossingen en -applicaties. Denk aan een wie-is-wie module, een verjaardagskalender, Onze Afspraken en Teams Lifecycle. Vervolgens kun je het intranet met Viva Connections eenvoudig integreren in Teams. Wanneer jouw organisatie vooral met Teams werkt en minder met SharePoint is er dus geen enkel probleem. Viva Connections zorgt ervoor dat het SharePoint intranet als tabblad in Teams wordt weergeven, inclusief alle functionaliteiten. Zo kunnen jouw medewerkers gewoon in de Teams-omgeving blijven wanneer ze op zoek zijn naar bepaalde informatie of zelf dingen willen delen.
Verbinding
Door het toepassen van de combinatie van SharePoint intranet met Microsoft Viva (inclusief Engage) creëer je een online ontmoetingsplek voor jouw medewerkers waar ze belangrijk nieuws kunnen bekijken en documenten kunnen inzien, maar bijvoorbeeld ook de evenementenagenda kunnen openen en persoonlijke gebeurtenissen als verjaardagen en jubilea kunnen bekijken. Bovendien kunnen ze zelf nieuwtjes, weetjes en andere informatie delen via Viva Engage. Op die manier onderhouden ze op elk moment van de dag zowel de professionele als de persoonlijke verbinding. En dat kan net zo makkelijk binnen Teams.
Wat je nodig hebt om deze combinatie in gebruik te kunnen nemen? Om te beginnen Microsoft 365. En misschien ook wat hulp bij het bouwen en inrichten. In beide gevallen kun je bij ons terecht voor advies en praktische ondersteuning. Neem gewoon contact met me op en ik help je verder.
