Hoe haal je nog meer rendement uit Office 365?

Planner is een gebruiksvriendelijke projectmanagementapplicatie binnen Office 365. De applicatie gebruikt Kanban-borden om groepstaken bij te houden. Met behulp van zo’n Kanban-bord kan de volledige planning visueel en overzichtelijk worden weergegeven. Zo kun je met Planner verschillende taken binnen een project plannen, waardoor je meer inzicht krijgt in wie welke taken op zich neemt. Op die manier kun je met je team werken aan een strakke planning en blijf je uitstekend op de hoogte van elkaars voortgang. Door Planner op een goede manier in te zetten, zorg je ervoor dat je als team een goed overzicht hebt over alle activiteiten die nog gedaan moeten worden. Hierdoor kun je beter en sneller taken met elkaar afstemmen, waardoor de samenwerking een flinke boost krijgt.

Microsoft Lists helpt om lijsten effectief te organiseren. Wanneer je bijvoorbeeld een evenement organiseert, kun je alle informatie daarover in een lijst zetten. Of denk aan een lijst waarin je alle IT-apparatuur van je medewerkers bijhoudt. In Lists bewaar je al die informatie centraal op een veilige plek. Ook het beheren van kandidaten voor een vacature is een goed voorbeeld van een lijst die je in Lists kunt bijhouden. Het speciale aan deze Office 365-applicatie is dat je de kolommen naar eigen wens kunt personaliseren. Je kunt zowel voor jezelf als voor een team lijsten aanmaken. De applicatie geeft je de keuze uit verschillende weergaven. Ook kan elke gebruiker een eigen sortering of filter instellen waarmee hij of zij prettig kan werken. Doordat Lists gebouwd is in SharePoint, kun je er nog veel meer gave dingen mee doen. Zo kun je met behulp van Power Automate bijvoorbeeld slimme koppelingen maken en zaken eenvoudig automatiseren.

Met To Do kun je al jouw taken op één locatie opslaan, zodat je je tijd slim kunt indelen. Omdat je een beter overzicht hebt over je taken, kun je je kostbare tijd efficiënter inplannen, waardoor je uiteindelijk productiever gaat (samen)werken. To Do werkt fantastisch samen met andere Office 365-applicaties zoals Outlook en Tasks voor Planner en To Do. Wanneer je bijvoorbeeld taken in To Do zet, worden die automatisch ook in Outlook aangemaakt, en andersom. To Do geeft je een beter inzicht in al je taken dan in Outlook. Dat komt onder andere door de verschillende takenlijsten die je in To Do kunt aanmaken. Ook kun je in deze applicatie van Office 365 gemakkelijk subtaken aanmaken, waardoor je grote taken kunt opdelen in kleinere taken. Zo houd je overzicht en zijn je taken wat beter te behappen. Wanneer je samenwerkt met collega’s in een project, is het handig om één gezamenlijke takenlijst bij te houden. Zo kun je nog beter met je collega’s samenwerken.

Het komt vast weleens voor dat je samenwerkt met een collega die niet in jouw team zit. Dit kan een collega zijn die niet direct bij jouw project betrokken is, maar wel belang heeft bij dezelfde informatie als jij. Onderwerpen die organisatiebreed spelen zijn bijvoorbeeld cybersecurity of de wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Hiervoor heeft Microsoft binnen het Office 365-pakket de applicatie Yammer ontwikkeld. Yammer is een laagdrempelig middel om kennis en informatie te delen. Eigenlijk heeft deze app wel iets weg van WhatsApp, waarmee je kunt chatten en foto’s, filmpjes en andere documenten kunt sturen. In Yammer gaat dat net zo eenvoudig. Je kunt deze applicatie van Office 365 dus uitstekend inzetten wanneer je wilt communiceren met collega’s buiten je team.

Stel je eens voor: je gebruikt SharePoint voor de opslag van documenten; hierin plaatsen jij en je collega’s regelmatig informatie. Daarnaast bewaar je allerlei documenten in OneDrive, communiceer je met je collega’s via Teams en plaats je zo nu en dan wat op Yammer. Microsoft Delve maakt het makkelijker door jou de meest relevante informatie uit verschillende bronnen te tonen. Je hoeft namelijk geen titels van documenten waaraan je vaak werkt te onthouden. Ook hoef je niet steeds te zoeken naar collega’s met wie je vaak contact hebt. Microsoft Delve toont je de meest interessante content en personen uit alle Office 365 bronnen die je gebruikt. Op die manier worden een heleboel Office 365-applicaties aan elkaar gekoppeld, waardoor je perfect in staat bent om het maximale uit Office 365 te halen.

Met Power Automate wordt het een fluitje van een cent om repeterende taken te automatiseren. Deze applicatie binnen Office 365 maakt jouw werkdag een stuk productiever. Power Automate zorgt er onder meer voor dat de informatie die jij nodig hebt op het juiste moment naar je toe komt. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat je een melding ontvangt wanneer een bestand in een bepaalde map geüpload wordt. Je hoeft dan niet meer te wachten op een mail van je collega, want Power Automate geeft je automatisch een seintje wanneer het document gereed is. Zo zijn er veel meer voorbeelden waarbij Power Automate je werk eenvoudiger maakt. Het prettige aan deze applicatie is dat je er helemaal geen IT-expert voor hoeft te zijn. De applicatie is reuze gebruiksvriendelijk, waardoor iedereen er snel mee overweg kan. Power Automate zorgt er in feite voor dat bedrijfsprocessen efficiënt verlopen, waardoor je veel kostbare tijd bespaart. Die kun je mooi aan je kerntaken besteden.

De applicatie Power Apps geeft je de mogelijkheid om applicaties snel en gemakkelijk op maat te ontwikkelen. Power Apps biedt standaard bouwblokken die je kunt gebruiken om zelf een applicatie in elkaar te zetten. Net als bij Power Automate in Office 365 heb je bij Power Apps geen specifieke programmeerkennis nodig. Daardoor kun je snel met deze slimme tool aan de slag. De mogelijkheden voor het bouwen van applicaties zijn zo goed als eindeloos. Zo kun je een app bouwen waarmee medewerkers tickets over problemen kunnen indienen. Of je bouwt een app voor de tijdregistratie van medewerkers of eentje voor het voorraadbeheer. Er zijn een heleboel sjablonen beschikbaar, die jou bij het bouwen van een applicatie ondersteunen. Bovendien integreert Power Apps fantastisch met andere applicaties van Office 365, waardoor je gemakkelijk koppelingen met (bijvoorbeeld) SharePoint, Power BI en Teams kunt maken.