Microsoft Teams is een geweldig online platform binnen Office 365 om efficiënt en effectief (dus productief) samen te werken. Ik snap dan ook niet zo goed waarom  die toepassing nog maar mondjesmaat door onze klanten wordt gebruikt. Misschien komt het omdat Teams nog niet zo bekend is en onbekend maakt nu eenmaal onbemind. Toch lijkt Teams de laatste tijd behoorlijk in opkomst te zijn en dat is niet voor niets. Teams heeft namelijk alles in zich om de kwaliteit van samenwerking een serieuze boost te geven. Je kunt het ook nog eens op mobiele apparaten installeren, zodat je ook onderweg met elkaar in contact bent. Ik licht de belangrijkste functies graag even kort toe.

Algemeen

Om te beginnen is het goed om te weten dat Teams volledig is geïntegreerd in Office 365. Dat houdt in dat je gewoon met vertrouwde toepassingen als Word, Excel en PowerPoint kunt werken. De bestanden die je maakt, kun je snel met je team delen, zonder eindeloos heen en weer te hoeven mailen. Die bestanden kun je ook nog eens makkelijk terugvinden door de handige interne zoekfunctie. Maar wanneer je de applicatie opent, zie je eerst het startscherm met een submenu aan de linkerkant.

Activiteit

Hier krijg je een overzicht van de activiteiten die binnen jouw Teams-omgeving zijn gebeurd. Je kunt bijvoorbeeld zien of je aan een team bent toegevoegd, een oproep hebt gemist of dat er bestanden aan een teammap zijn toegevoegd. Je kunt dit zien als een soort nieuwsdienst die jou up-to-date houdt van de gebeurtenissen die belangrijk zijn voor de samenwerkingsverbanden waarvan jij deel uitmaakt.

Chat

Binnen Teams kun je eenvoudig chatten met collega’s, maar je kunt ook zelf een chatgroep aanmaken. Daarin kun je niet alleen online overleggen of zelfs (video)bellen met elkaar. Je kunt tijdens de chat ook bestanden met elkaar delen, net zoals je dat – bijvoorbeeld – in WhatsApp bent gewend. Zo breng je elkaar enorm efficiënt op de hoogte van informatie die voor het team van belang is.

online bellen of beeldbellen via microsoft teams

Teams

In het submenu Teams zie je van welke groepen je lid bent en tot welke informatie je toegang hebt. Wanneer je op een teamnaam klikt, zie je welke gesprekken in het team hebben plaatsgevonden. Zo ben je snel op de hoogte van actuele zaken en gesprekken die eerder zijn geweest. Als je naar Bestanden navigeert, krijg je alle in het team gedeelde bestandsmappen en losse bestanden in beeld. Die kun je vervolgens meteen openen en bewerken.

samenwerken in verschillende groepen in microsoft teams

Vergaderingen

Omdat Teams volledig in Office 365 is geïntegreerd,  heb je ook een koppeling met Outlook. Van daaruit worden al jouw vergaderingen en afspraken naar Teams geëxporteerd en heb je direct inzicht in je agenda van vandaag. Je kunt ook verder door de week scrollen om te zien wat je nog meer te wachten staat en je kunt zelfs direct een vergadering plannen. Door de perfecte wisselwerking tussen de Office 365 applicaties wordt die dan (uiteraard) meteen in Outlook weergegeven.

En meer…

Wanneer je op de drie puntjes onder Activiteit, Chat, Teams en Vergaderingen klikt, zie je nog meer opties, zoals ‘oproepen’ en ‘bestanden’. Via ‘oproepen’ kun je direct (video)bellen met teamleden uit verschillende teams, onder ‘bestanden’ zie je de meest recente bestanden waaraan door teamleden is gewerkt. De bestanden worden gesorteerd op wijzigingsdatum, zodat je altijd zeker weet dat je de meest recente versie te pakken hebt. Hier kun je trouwens ook eigen applicaties toevoegen die jou en je team helpen om de samenwerking naar een hoger niveau te tillen.

alle mogelijke tabbladen in teams onderverdeeld per applicatie

Productief

Microsoft Teams is een fantastisch instrument om de teamcommunicatie enorm te verbeteren. Dat is niet alleen interessant voor projectteams die langere tijd met elkaar samenwerken, maar ook voor ad hoc verbanden die in korte tijd resultaten moeten boeken. Wanneer je binnen een team snel kennis met elkaar kunt delen, maak je het iedereen eenvoudiger om productief te zijn. En het opzetten van een team of het creëren van een nieuw kanaal is in een handomdraai gepiept. Wil je meer weten over Microsoft Teams en ontdekken hoe jouw organisatie maximaal van Teams kan profiteren? Neem dan vooral contact met me op. Ik vertel het je met plezier.

Arwen Vink

"Kennis is macht. Kennis delen is kracht."

x

JOBS 14

JOBS 14