Excel en Word vechten om de titel ‘meest gebruikte Microsoftprogramma’. Toch vinden Excel-gebruikers het programma best ingewikkeld. Misschien komt dat omdat Excel gigantisch veel mogelijkheden biedt. Ben jij een enorme fan van Excel, een fanatieke leerling of een beginner? Wie weet kan ik je verrassen met 5 tips waar iedereen (hopelijk) wat aan heeft.

#1. Formules

Ben je een Excel-nieuweling? Dan is het goed om je te realiseren dat Excel om te beginnen een rekenprogramma is. Door formules in jouw spreadsheet op te stellen, kun je Excel de uitkomst voor je laten uitrekenen. Dat bespaart je aardig wat moeite! Je moet alleen wel zelf een formule opstellen. Die begint altijd met een =-teken. Daarna kun je zelf cellen selecteren die je wilt laten terugkomen in jouw formule. Door middel van de +, , * en / kun je jouw formule opstellen.

#2. Snel analyseren

In sommige Excelbestanden staan eindeloos veel en lange tabellen. Daardoor kun je soms door de bomen het bos niet meer zien. Gelukkig heb je in Excel de quick analysis tool, (of ‘Snelle analyse’). Daarmee kun je jouw date supersnel analyseren. Wanneer je de door jou gewenste cellen uit de tabel selecteert, komt er rechtsonder de tabel een icoontje tevoorschijn. Nu kun je kiezen hoe jij je data wilt analyseren. Wil je het gemiddelde per kolom weten? Of een optelsom van alle rijen maken? Een grafiek om de tabel te visualiseren? De quick analysis tool biedt het allemaal!

#3. Filteren

Natuurlijk is het fijn dat je al je data in Excel kwijt kunt. Tegelijk kan het daardoor lastig zijn om je te focussen op deelgebieden. Denk aan alle gegevens van een bepaald jaar of juist de gegevens van die ene consument. Om je te concentreren op een specifieke factor kun je in Excel het beste de filtertool gebruiken. Die vind je onder het tabblad Gegevens. Als je hier op Filter klikt, verschijnt er een pijl naast je kolomkop(pen). Wanneer je daarop klikt, kun je kiezen aan welke criteria jouw filterselectie moet voldoen.

#4. Blokkeren

Zoals gezegd, die eindeloze Excel-tabellen zijn geweldig handig. Maar als je steeds aan het scrollen bent om te weten in welke rij of kolom je werkt, wordt het een stuk minder leuk. Om fouten te voorkomen, kun je het best gebruik maken van de blokkeerfunctie. Je kunt dan de titels van rijen en/of kolommen vergrendelen, waardoor je niet steeds naar boven hoeft te scrollen om te kijken in welke kolom je aan het werk bent. Je vindt deze functie onder het tabblad Beeld, bij Blokkeren. Je kunt dan zelf kiezen of je een rij, een kolom of een zelfgemaakte selectie wilt vergrendelen.

#5. Keuzelijst maken

Fouten maken is menselijk en dat geldt ook voor typfouten. Maar om typfouten te voorkomen in gegevens die vaak terugkomen, is het handig om een keuzelijst te maken. Hiervoor moet je beginnen met het noteren van jouw keuzeopties in een kolom. Selecteer dan eerst de cellen waarvoor je keuzeopties wilt hebben. Daarvoor moet je naar Gegevensvalidatie onder het tabblad Gegevens gaan. Kun je die optie niet vinden? Dan moet je het lint aanpassen (rechtermuisknop op gegevens, lint aanpassen, ‘hulpmiddelen voor gegevens’). Wanneer je het validatiecriterium hier op Lijst zet, verschijnt er een icoontje naast het invulvak bij Bron. Als je daarop klikt, kun je de keuzeopties selecteren. Je kunt nu zien dat er een pijltje naast jouw cel verschijnt, waarmee je een keuze uit jouw keuzelijst kunt maken.

Tot slot…

Excel is een omvangrijk programma, waar ongelooflijk veel uit te halen valt. Van rekenen tot analyseren, van tabellen tot grafieken. Hopelijk heb je iets aan mijn 5 tips, maar ik kan je zeker aanraden om zelf eens te experimenteren met Excel. Neem rustig de tijd om te kijken wat het programma jou allemaal kan bieden. En heb jij zelf slimme tips om meer uit Excel te halen? Ik hoor ze graag!

Arwen Vink

"Kennis is macht. Kennis delen is kracht."

x

JOBS 14

JOBS 14