Heb je weleens geteld hoeveel e-mails je per dag in Outlook binnenkrijgt? Zijn het er meer dan 20, gaat het richting de 50 of is het nog erger? Ik heb het zelf nooit zo bijgehouden, maar ik krijg er best veel. En soms komen ze allemaal tegelijk. Toch wil ik ze graag zo snel mogelijk af- en wegwerken. Dat is een kwestie van prioriteiten stellen. Daarbij laat ik me graag door Outlook zelf helpen. Wil jij ook orde in je mailbox scheppen? Ik geef je 5 tips om dat eenvoudig te doen.
#1. Categoriseren
In die enorme hoeveelheid mails die je dagelijks ontvangt, kun je makkelijk de weg kwijtraken. Welke mails zijn echt belangrijk om snel beet te pakken? En naar welke mails ga je later op de dag pas kijken? De optie Categoriseren onder tabblad Start kan je hier goed bij helpen. Hier kun je zelf bepalen of jij je inkomende berichten wil ordenen op kleur of misschien wel op naam. Op welke manier je jouw mail in Outlook wilt ordenen, bepaal je helemaal zelf. Zo houd je alles in de hand.
#2. Opvolgen
Soms heb je het zo druk dat je die ene taak – die je van je collega hebt gekregen – niet gelijk kunt oppakken. Om die niet te vergeten, is het slim om er een opvolgingsvlag aan te hangen, als visuele herinnering aan die mail. Die slimme functie vind je ook onder Start bij Labels. Als je daarop klikt, kun je zelf kiezen op welke termijn je de taak afgerond wilt hebben. Ook handig: een overzicht van al je taken vind je linksonder, naast de icoontjes van je inbox, agenda en favorieten.
#3. Koppelen
Werk je met Outlook als onderdeel van Office 365? Dat maakt het extra leuk. Want dan kun je Office 365 apps aan elkaar koppelen. Je kunt bijvoorbeeld vanuit Outlook een Skype- of Teamsvergadering starten. Of de aantekeningen en notulen die je tijdens een vergadering in OneNote hebt gemaakt delen met je collega’s. Supersnel en supereenvoudig!
#4. Sneller aan het werk
Het zal je geen uren tijdwinst opleveren, maar je maakt het jezelf een stuk makkelijker door een aantal toetsencombinaties te kennen. Dat werkt net een tikkeltje sneller en dus ook efficiënter. Zo kun je bijvoorbeeld Ctrl + Shift + M gebruiken als je een nieuwe e-mail wilt opstellen. Of je gebruikt Ctrl + Shift + A wanneer je een afspraak wilt maken. Maar deze handigheidjes kun je ook gebruiken als je een bijlage wilt invoegen. Je kunt namelijk heel makkelijk een bestand vanuit je Verkenner naar je mail slepen. Dan is dat bestand gelijk toegevoegd!
#5. Belangrijke informatie toevoegen
Van vluchttijden en informatie over je zakenreis tot aan bezorgtijden van pakketten. Alle belangrijke informatie die je in dit soort mails ontvangt, wil je natuurlijk niet kwijtraken. Om je de moeite van handmatig opslaan te besparen, voegt Outlook dergelijke gegevens automatisch toe aan je agenda. Daarbij wordt alle relevante informatie opgeslagen, inclusief tijden en codes.
Tot slot…
Er zijn vast veel meer slimmigheidjes om Outlook te ordenen en voor jou aan de slag te laten gaan. Heb jij nog extra tips voor mij? Ik ben heel erg benieuwd, dus laat het me vooral weten!
Tips en tricks voor Outlook
Markeren als gelezen
Wil je dat ingekomen berichten niet meteen als gelezen worden gemarkeerd, wanneer je snel over de mails in je inbox scrolt? In Outlook kun je de snelheid waarmee berichten als gelezen worden gemarkeerd eenvoudig vertragen. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > Geavanceerd. Druk vervolgens onder Outlook-deelvensters op Leesvenster. Hier kun je aangeven hoeveel seconden Outlook moet wachten voordat een item als gelezen wordt gemarkeerd. Dat heb je dus helemaal zelf in de hand.
Een e-mailbericht opslaan
Wil je het zekere voor het onzekere nemen en een e-mailbericht opslaan? Dat kan in Outlook heel eenvoudig. Ga hiervoor op het bericht staan dat je wilt opslaan en druk op Bericht > Opslaan als. Nu kun je kiezen in welke bestandsindeling het bericht moet worden opgeslagen. Wanneer je de bestandsindeling hebt gekozen en op Opslaan drukt, ben je ervan verzekerd dat je bericht goed is opgeslagen.
Eén plek voor vergaderingsnotities
Wanneer je online met collega’s vergadert, is het wel zo handig dat iedereen over de juiste informatie beschikt. Dat is geen enkel probleem. In Outlook kun je de notities die je in OneNote hebt gemaakt tegelijk met het vergaderverzoek meesturen. Ga hiervoor naar je agenda en maak een nieuwe vergadering aan. Druk vervolgens op Notities bij vergadering. Hier kun je kiezen welke notities je wilt bijvoegen, waarmee je jouw collega’s kunt voorzien van juiste en actuele informatie.
Markeren als gelezen
Wil je dat ingekomen berichten niet meteen als gelezen worden gemarkeerd, wanneer je snel over de mails in je inbox scrolt? In Outlook kun je de snelheid waarmee berichten als gelezen worden gemarkeerd eenvoudig vertragen. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > Geavanceerd. Druk vervolgens onder Outlook-deelvensters op Leesvenster. Hier kun je aangeven hoeveel seconden Outlook moet wachten voordat een item als gelezen wordt gemarkeerd. Dat heb je dus helemaal zelf in de hand.
Een e-mailbericht opslaan
Wil je het zekere voor het onzekere nemen en een e-mailbericht opslaan? Dat kan in Outlook heel eenvoudig. Ga hiervoor op het bericht staan dat je wilt opslaan en druk op Bericht > Opslaan als. Nu kun je kiezen in welke bestandsindeling het bericht moet worden opgeslagen. Wanneer je de bestandsindeling hebt gekozen en op Opslaan drukt, ben je ervan verzekerd dat je bericht goed is opgeslagen.
Eén plek voor vergaderingsnotities
Wanneer je online met collega’s vergadert, is het wel zo handig dat iedereen over de juiste informatie beschikt. Dat is geen enkel probleem. In Outlook kun je de notities die je in OneNote hebt gemaakt tegelijk met het vergaderverzoek meesturen. Ga hiervoor naar je agenda en maak een nieuwe vergadering aan. Druk vervolgens op Notities bij vergadering. Hier kun je kiezen welke notities je wilt bijvoegen, waarmee je jouw collega’s kunt voorzien van juiste en actuele informatie.
Elke twee weken tijdbesparende
Office 365 tips in jouw mailbox!
Benieuwd naar hoe je Outlook en nog vele andere apps nog slimmer en handiger kunt gebruiken? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en ontvang iedere maand een aantal tijdbesparende tips en tricks in je mailbox.
