Twee dagen per week thuiswerken en de overige dagen op kantoor… Die hybride werkvorm zorgt bij veel organisaties voor stevige uitdagingen. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat het hybride werken in goede banen wordt geleid? En wat komt er eigenlijk op jouw organisatie af wanneer je jouw medewerkers de vrijheid geeft om hybride te werken? In deze blog lees je welke zaken een rol spelen wanneer hybride werken door jouw organisatie wordt omarmd.
Maar eerst even wat cijfers over hybride werken. Onderzoek van de Federatie Nederlandse Vakbeweging (FNV) onder 5.300 leden in de zakelijke diensten laat zien dat 10% van de medewerkers volledig vanuit het kantoor wil werken. Aan de andere kant wil 20% alleen nog maar thuiswerken. Daartussenin zit een grote meerderheid die graag zowel thuis als op kantoor wil werken. Maar liefst 70% van de medewerkers heeft behoefte aan de vrijheid om tussen verschillende werklocaties te kiezen. Je zult dus de nodige stappen moeten zetten om hybride werken in jouw organisatie te faciliteren.
Organisatiestrategie en -beleid
In beginsel moet je als organisatie een heldere en toekomstgerichte strategie voor hybride werken vaststellen. Organisaties kunnen aangeven dat ze graag willen dat het werk zoveel mogelijk op het kantoor wordt gedaan. Wanneer de organisatiecultuur of de aard van het werk daarom vraagt, is dat een logische keuze. Toch zullen veel organisaties geneigd zijn om te kiezen voor een hybride werkvorm. Bij het uitstippelen van een strategie en het formuleren van beleid is het in elk geval essentieel dat je voor jouw organisatie bekijkt in hoeverre hybride werken geschikt is voor jouw organisatie. Als organisatie moet je onder meer bepalen hoeveel dagen per week een medewerker op kantoor wordt verwacht en hoeveel tijd een medewerker thuis mag werken. Ook de vraag op welk moment medewerkers voor collega’s beschikbaar moeten zijn, zal aan de hand van het vastgestelde beleid moeten worden beantwoord.
Tips voor de organisatie:
- Maak als organisatie afspraken over het aantal dagen dat medewerkers op kantoor aanwezig moeten zijn.
- Bepaal op welke momenten van de dag medewerkers beschikbaar moeten zijn voor hun collega’s.
- Stel als organisatie vast voor welke activiteiten medewerkers naar kantoor moeten komen en welke activiteiten medewerkers thuis mogen uitvoeren.
Leidinggeven op afstand
Leidinggeven op afstand is voor veel managers een nieuwe uitdaging. Hoe zorg je er als manager op afstand voor dat alle medewerkers met de juiste zaken bezig zijn? Hoe motiveer en inspireer je jouw medewerkers op afstand? En hoe zorg je ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan wanneer iedereen zich op een andere plek bevindt? Organisaties moeten zich buigen over de vraag op welke manier managers hun medewerkers op afstand moeten aansturen. Managers zullen bijvoorbeeld hun medewerkers nauw moeten betrekken bij de organisatie en hen tegelijk zo productief mogelijk moeten laten werken. Bovendien zul je als manager heel goed moeten weten welke zaken er spelen en zul je jouw medewerkers persoonlijke aandacht moeten geven. Al met al is het voor organisaties van groot belang om medewerkers goed te begeleiden en te ondersteunen in het werken op afstand.
Tips voor de organisatie:
- Geef medewerkers duidelijkheid over de uit te voeren taken en autonomie.
- Stimuleer medewerkers om hun leidinggevende zowel bij kleine als grote hulpvragen te bellen.
- Schenk als manager persoonlijke aandacht aan medewerkers en zoek één-op-één-contact.
Verbonden blijven
Juist wanneer medewerkers meer thuis dan op kantoor werken, is het belangrijk dat ze verbonden blijven met de werkvloer. Thuiswerkers zijn meer op zichzelf aangewezen en dan kan een gevoel van eenzaamheid om de hoek komen kijken. Een praatje bij de koffieautomaat met collega’s is thuis helaas niet zo eenvoudig te realiseren. Toch is contact met collega’s (ook van andere teams en afdelingen) essentieel. Je moet dus manieren bedenken om verbondenheid tussen jouw organisatie en jouw medewerkers, maar ook tussen medewerkers onderling te creëren. Microsoft Viva is een uitstekend platform dat je als organisatie kunt inzetten om de betrokkenheid en onderlinge verbondenheid te verhogen. Zo kan Viva Connections onder meer gebruikt worden als sociaal intranet om medewerkers bij jouw organisatie te betrekken. Bovendien kun je met Microsoft Viva eenvoudiger met elkaar samenwerken, waardoor je uiteindelijk productiever gaat werken.
Tips voor de organisatie:
- Organiseer als organisatie digitale koffiekwartiertjes waarbij medewerkers kunnen aanhaken.
- Stimuleer medewerkers om walk-talks te maken, waarbij collega’s elkaar wandelend bellen.
- Organiseer als manager een dagelijkse check-in (en eventueel een check-out) met jouw team of afdeling.
Werk en privé balanceren
De combinatie van werken op kantoor en thuis verhoogt in eerste instantie de productiviteit. Toch is de kans aanwezig dat het thuiswerken na verloop van tijd resulteert in een hoger ziekteverzuim, meer stress en zelfs uitval van medewerkers. Het is van cruciaal belang om een goede balans tussen werk en privé te creëren. Bestook jouw medewerkers bijvoorbeeld niet met mails na werktijd of in het weekend. Wanneer je dat wel doet, zullen ze de drang voelen om toch maar op jouw mails te reageren. Viva Insights is een tool van Microsoft die jouw organisatie fantastisch helpt om meer evenwicht tussen werk en privé te vinden. Viva Insights kan medewerkers bijvoorbeeld aanraden om bepaalde meldingen in Teams uit te schakelen, tijdig pauzes in te plannen of te zorgen voor voldoende focustijd per dag. Ook kan Insights medewerkers aanmoedigen om agenda’s te blokkeren of dagelijks prioriteiten te stellen om jezelf op je belangrijkste taken te focussen. Op die manier zorg je voor meer balans tussen werk en privé.
Tips voor de organisatie:
- Moedig thuiswerkers aan om zoveel mogelijk de werktijden aan te houden die ze normaal hanteren.
- Stimuleer thuiswerkers om een werkplek in te richten, waar alléén gewerkt wordt.
- Spoor medewerkers aan om hun e-mailnotificaties en andere bedrijfsapplicaties na werktijd uit te schakelen.
Hybride vergaderen
Je herkent het wel: je neemt vanuit huis deel aan een vergadering die in een vergaderkamer op kantoor plaatsvindt. Een van je collega’s plaatst de laptop met de Teams-vergadering van waaruit jij deelneemt op een hoek van de tafel. Het gevolg: het geluid tijdens de vergadering is verre van optimaal waardoor je de andere deelnemers aan de vergadering slecht verstaat. Uit onderzoek blijkt dat 80% van de irritaties tijdens videovergaderingen worden veroorzaakt door de matige audiokwaliteit. Als organisatie moet je dan ook nadenken over oplossingen die ervoor zorgen dat hybride vergaderingen soepeler verlopen. Speciale video conferencing tools zorgen ervoor dat je de webcamera’s, speakers en microfoons in een vergaderkamer naadloos met Teams kunt integreren. Dergelijke apparatuur zorgt er dus voor dat je zowel met collega’s thuis als op kantoor in een vergadering perfect kunt communiceren.
Tips voor de organisatie:
- Bepaal welke vergaderingen alleen op kantoor plaatsvinden en welke vergaderingen ook thuis kunnen worden gevolgd.
- Schaf als organisatie video conferencing apparatuur voor vergaderkamers op kantoor aan.
- Laat vergaderingen niet langer dan 45 minuten duren en zorg tussentijds voor voldoende pauzemomenten.
Optimaliseren kantoorruimte
Hoewel kantoormedewerkers graag deels willen blijven thuiswerken, verlangt een groot deel van hen tegelijk naar kantoor. Daardoor neemt de bezetting op kantoor toe en barst de strijd om een werkplek los. Dat maakt het belangrijk om de beschikbare ruimtes op kantoor optimaal te benutten. Met RICOH Spaces wordt het reserveren van werkplekken en vergaderruimtes een fluitje van een cent. De app toont onder meer realtime plattegronden waarop je direct kunt zien of en waar er nog plekken beschikbaar zijn. Daarnaast is de oorspronkelijke functie van een kantoor de laatste jaren ingrijpend veranderd. Het kantoor wordt steeds meer een multifunctionele ruimte waarin zich meerdere processen en activiteiten afspelen. Een aantal kernactiviteiten die wij onderscheiden, zijn ontmoeten, overleggen, opletten en ontspannen. Bij iedere activiteit hoort een andere werkplek: optimaal uitgeruste teamwerkplekken, overlegruimtes, focusplekken en ook ruimtes voor ontspanning. Zo kun je als organisatie de beschikbare kantoorruimte maximaal inzetten.
Tips voor de organisatie:
- Bepaal als organisatie op welke manier medewerkers werkplekken en vergaderruimtes kunnen reserveren.
- Breng in kaart hoeveel medewerkers gemiddeld op kantoor werken, zodat je jouw kantoorruimte daarop kunt afstemmen.
- Creëer inzicht in de bezetting van vergaderruimtes om deze ruimtes efficiënt af kunnen stemmen op de behoeftes.
Veilige werkomgeving
In de hybride werkomgeving staat veilig werken voorop. Het gaat namelijk niet alleen om een veilige pc of laptop in een veilige thuisnetwerkomgeving. Het gaat ook om een veilige verbinding met het bedrijfsnetwerk, een veilige digitale samenwerkingsomgeving, veilige opslag en back-upmogelijkheden. Als organisatie zul je ervoor moeten zorgen dat deze zaken in ieder geval kloppen en gecheckt zijn. Daarnaast moet je er als organisatie voor zorgen dat alle software up-to-date is en beveiligingsupdates tijdig worden uitgevoerd. Ook zul je als organisatie moeten nadenken over de manieren waarop je medewerkers in de hybride werkomgeving weerbaar maakt tegen digitale ellende. Zo zul je jouw thuiswerkers voortdurend bij moeten spijkeren over de online gevaren, zoals phishing, identiteitsfraude, malware en ransomware. Deze zaken zijn essentieel om de hybride werkomgeving veilig te houden.
Tips voor de organisatie:
- Maak binnen de organisatie afspraken over het gebruik van de thuiswerkomgeving en deel deze afspraken met de medewerkers.
- Zorg dat de organisatierichtlijnen up-to-date zijn en aan medewerkers bekend worden gemaakt als het gaat om informatiebeveiliging.
- Maak thuis- en kantoorwerkers bewust van de cyberdreigingen die op hen afkomen.
Hybride werken heeft echt nog wel wat voeten in de aarde. Als organisatie zul je goed moeten nadenken over de thema’s die ik in deze blog heb besproken. Maakt jouw organisatie plannen om over te gaan naar een hybride werkomgeving en ben je benieuwd hoe je dat het beste kunt aanpakken? Neem contact met me op en we maken een afspraak. Die kun je natuurlijk ook met me maken wanneer je al in een hybride omgeving werkt en over de inrichting daarvan wilt sparren. Ik vertel er in elk geval graag meer over!
