Een organisatieverandering kan alleen slagen wanneer je medewerkers voor de volle honderd procent achter de verandering staan. Dan kun je met een gerust gevoel de verandering in gang zetten. Wanneer het om een nieuwe IT-omgeving gaat, ervaren we telkens weer hoe belangrijk het is om eindgebruikers in het veranderproces te ondersteunen. Dat merkten we ook toen we in het afgelopen jaar de IT-omgeving van Versa Welzijn in een gloednieuw jasje hebben gestoken. De overgang van de vertrouwde Citrix-omgeving naar de cloud was voor veel medewerkers een grote stap. Daarom hebben we de medewerkers van Versa Welzijn na de implementatie intensief begeleid.

#1. Floorwalkers

Na maandenlange voorbereiding kon de nieuwe IT-omgeving eindelijk worden gelanceerd. Daarbij waren naast de IT-medewerkers van Versa Welzijn ook vijf medewerkers van Avantage aanwezig. Elke IT-medewerker werd gekoppeld aan één van onze collega’s. Enthousiast gingen de teams op stap langs de verschillende locaties, waar de medewerkers van Versa Welzijn de gelegenheid kregen om vragen te stellen over de nieuwe IT-omgeving. Onze collega’s hielpen ze op weg, en gaven handige tips en tricks om nóg slimmer met de nieuwe applicaties te kunnen werken. Veel vragen gingen over hele praktische zaken, zoals bijvoorbeeld het delen van een Excel-sheet, het uitnodigen van personen in een Teams-vergadering of het publiceren van een document op SharePoint. Dankzij gerichte trainingen en de floorwalkers konden de medewerkers snel met de nieuwe technologie overweg.

#2. Ambassadeurs

Het was van belang dat Versa Welzijn zelf voldoende kennis over de nieuwe IT-omgeving in huis zou hebben. Daarom hebben we gedurende het verandertraject een aantal ‘ambassadeurs’ opgeleid, die in de nazorg een grote rol op de werkvloer hebben gespeeld. Deze ambassadeurs vormen nu het aanspreekpunt voor medewerkers met gebruikersvragen over de nieuwe IT-omgeving. Door de opgedane extra kennis kunnen de ambassadeurs veel vragen over de applicaties of de nieuwe werkwijze gemakkelijk en in een collegiale sfeer beantwoorden. En het enthousiasme van de ambassadeurs werkt ook nog eens aanstekelijk, waardoor de rest van de organisatie soepel meebeweegt in de nieuwe manier van werken.

#3. E-learning

Naast alle ondersteuning van onze collega’s op locatie hebben we ook een e-learning platform op poten gezet. Daarop staan honderden korte instructievideo’s over het gebruik van applicaties als Word, Excel en Outlook. Het voordeel hiervan is dat medewerkers geen langdradige cursussen hoeven te volgen, maar na een paar minuten al weten hoe bepaalde tools werken. Dat heeft hen enorm geholpen bij het ontdekken van de nieuwe applicaties. Daarnaast hebben we een chatbot  geïntroduceerd, die medewerkers helpt om vertrouwd te raken met de nieuwe IT-omgeving. De chatbot maakt om te beginnen gebruik van een uitgebreide database met vragen en antwoorden, maar kan de medewerkers van Versa Welzijn ook eenvoudig doorverwijzen naar de instructievideo’s of FAQ-pagina’s. Daardoor worden de medewerkers optimaal voorzien van informatie die ze nodig hebben om hun werk optimaal te kunnen doen.

Naast dat we de IT-omgeving van Versa Welzijn naar de cloud hebben gebracht, hebben we de organisatie dus ook ondersteund om alle medewerkers productiever te laten werken. Zo hebben we er samen voor gezorgd dat Versa Welzijn goed voorbereid is op de toekomst. Ben je benieuwd hoe we dat project hebben aangepakt? Download dan ons klantverhaal, waarin we je haarfijn uitleggen hoe dat in z’n werk is gegaan.

Download het klantverhaal Versa Welzijn

Het overstappen van een traditionele IT-omgeving naar een moderne werkplek-omgeving in de cloud, is een stevige opgave voor welke organisatie dan ook. Het is niet simpelweg omzetten van een knop en meteen aan de slag gaan.

 

IT-transitie naar de cloud is een zorgvuldig proces. Bij Versa Welzijn weten ze er alles van. Hoe Avantage daar invulling aan gaf, kun je lezen in het klantverhaal dat we stap voor stap voor jou hebben opgetekend. Doe er vooral je voordeel mee!


    Dennis de Jong

    "Logica brengt je van A naar B. Verbeelding brengt je overal."

    x

    JOBS 20

    JOBS 20