Vergaderingen die uren langer duren dan gepland. Meetings waarbij collega’s in hun neus peuteren en je buurman druk bezig is om het volgende level van Candy Crush te bereiken. Herken je dat? Of collega’s die zich niet goed hebben voorbereid en daarom tijdens de vergadering overbodige vragen stellen. Terwijl jij de antwoorden al weet, omdat jij je wél goed hebt voorbereid. Maar hoe zorg je er nou voor dat iedereen goed beslagen ten ijs komt?

#1. Centrale plek

Wanneer je wilt dat vergaderingen gestructureerd en soepel verlopen, moet elke deelnemer allereerst over de juiste informatie beschikken. Iedereen moet in staat zijn om zich van tevoren goed in te lezen in de onderwerpen die op de agenda staan. Daarom is het noodzakelijk om een centrale plek te hebben waar al die informatie te vinden is. Een handige plek om alles bij elkaar te verzamelen, is Teams. In Teams kun je alle informatie en documentatie heel eenvoudig delen met jouw teamleden. Zo hoef je geen agendastukken meer rond te mailen en hebben alle deelnemers toegang tot dezelfde informatie. Daarbij heb je niet alleen alle informatie op een centrale plek, maar kun je ook nog eens de agenda van de meeting beheren en delen. Ook kun je in Teams gemakkelijk de notulen en actiepunten delen met je team. Daardoor weer iedereen wat er tijdens een vergadering is besproken en welke acties door wie moeten worden ondernomen.

#2. Duidelijke regels

Naast de beschikking hebben over de juiste informatie, is het ook goed om samen duidelijke afspraken te maken over het vergaderen. Wanneer iedereen toegang heeft tot de informatie, is het natuurlijk ook de bedoeling dat iedereen die doorneemt. Je maakt dus afspraken over welke documenten de deelnemers moeten hebben doorgelezen om er tijdens de vergadering maximaal profijt van te hebben. Op die manier zullen vergaderingen stukken sneller verlopen. In de eerste plaats omdat iedereen dan weet waar het over gaat, maar ook omdat je tijdens de vergadering minder met elkaar hoeft af te stemmen. Uiteindelijk zorgt dat ervoor dat je sneller beslissingen kunt nemen en bespaar je tijd die je aan je kerntaken kunt besteden.

#3. Afspraken nakomen

Op het moment dat je goede en duidelijke afspraken hebt gemaakt, is het zaak om je daar ook echt aan te houden. Wanneer iemand agendastukken rondmailt, terwijl je samen hebt afgesproken om die in een map in Teams te verzamelen, zorgt dat voor chaos. Dan heb je alsnog verschillende plekken met informatie en dat draagt niet bij aan effectievere communicatie. Zo kun je bijvoorbeeld ook afspreken om alleen agendapunten te bespreken die van tevoren zijn ingebracht. Simpelweg omdat de deelnemers alleen deze punten fatsoenlijk hebben voorbereid. Wanneer deelnemers spontaan iets willen inbrengen, krijg je vaak stuurloze discussies. De kans dat mensen dan terugvallen in hun oude patroon is te groot om dat risico te nemen.

Om een vergadering gestructureerd te laten verlopen, is het dus belangrijk dat iedereen zich optimaal voorbereid. Alleen op die manier kun je efficiënt vergaderen en bespaar je veel tijd. Daarover lees je – naast nog veel meer – in ons redpaper over efficiënt communiceren. 

Efficiënte communicatie is het resultaat van informatie zodanig aanbieden (en opnemen) dat iedereen over de informatie beschikt die hij/zij voor zijn/haar rol nodig heeft om productief te kunnen werken.

Dat is één van de voornaamste uitkomsten in ons redpaper ‘tijd overhouden door slim te communiceren’. Daarin vertellen we ook hoe de beschikbaarheid van informatie en rolgebaseerd werken bijdragen aan efficiënt communiceren. De cloud en Office 365 zijn daarbij belangrijke elementen, maar het zijn toch vooral de mensen die het moeten doen. Lees meer in ons redpaper.

Download het redpaper


Tom van Gelder

Efficiëntie is één. Effectiviteit is twee. Samen is het drie.

x

JOBS 20

JOBS 20