Effectief vergaderen: hoe pak je dat het beste aan?

‘Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes.’ Het is een enorm cliché, maar daarom nog niet minder waar. Want ook bij vergaderingen geldt dat een goede voorbereiding hard nodig is voor een succesvolle meeting. Maar wat valt er nou allemaal onder een goede voorbereiding? Allereerst moet je bedenken wat het doel van de vergadering is. Dat is nodig om een passende werkvorm te vinden. Een brainstormsessie heeft een creatievere vorm nodig dan een informatiesessie. Bovendien is het belangrijk dat alle deelnemers weten waar de vergadering over gaat. Hebben ze achtergrondinformatie nodig? Zorg er dan voor dat alle deelnemers voor de vergadering over de juiste informatie beschikken.

Het is belangrijk om een centrale plek te hebben waar al die informatie te vinden is. Een handige plek om alles bij elkaar te verzamelen, is bijvoorbeeld Microsoft Teams. In Teams kun je alle informatie en documentatie eenvoudig delen met je teamleden. Zo hoef je geen agendastukken meer rond te mailen en hebben alle deelnemers toegang tot dezelfde informatie. Daarbij heb je niet alleen alle informatie op een centrale plek, maar kun je ook nog eens de agenda van de meeting beheren en delen. Ook kun je in Teams gemakkelijk de notulen en actiepunten delen met je team. Daardoor weet iedereen wat er tijdens een vergadering is besproken en welke acties door wie moeten worden ondernomen.

Daarnaast is het handig om ruim van tevoren te checken of de apparatuur in de vergaderruimte het doet. Zo kom je op het ‘moment suprême’ niet voor verrassingen te staan.

Het is ook van belang om over het tijdstip na te denken. Op welk moment van de dag kunnen deelnemers het beste bijdragen aan de vergadering? Maandagochtend en vrijdagmiddag zijn minder geschikt omdat het weekend dan nog/al in het hoofd zit. Verder heb je te maken met een praktisch puntje: het moment dat de meeste deelnemers op kantoor én vrij in hun planning zijn. Verschillende onderzoeken wijzen uit dat je een vergadering het beste na drie uur ’s middags kunt plannen. Maar het perfecte vergadertijdstip hangt ook samen met het doel van de vergadering. Voor een brainstormsessie kun je de vergadering bijvoorbeeld het beste ’s ochtends houden. Dan zijn mensen over het algemeen het meest actief.

Er is een zeer aannemelijke reden waarom er niet zo veel vergaderfans zijn. Dat komt omdat ‘eventjes vergaderen’ al snel kan uitlopen tot een vergadering van (meer dan) twee uur, wat echt veel te lang is. Het is dan ook heel begrijpelijk dat de deelnemers aan zo’n lange vergadering afhaken omdat de concentratie afneemt. In dat geval is de vergadering mislukt, terwijl die juist zo waardevol had kunnen zijn wanneer beslissingen sneller waren genomen. Daarom kun je het beste een vergadering van maximaal 1,5 uur als leidraad nemen. Liever wat meer en kortere vergaderingen, dan één lange. Dan blijven de deelnemers het scherpst en behouden ze hun focus.

Dan rest nog de vraag wie je moet uitnodigen voor een vergadering. Het gebeurt regelmatig dat er te veel mensen worden uitgenodigd, om niemand voor het hoofd te stoten. Alleen maak je daardoor de meeting kwalitatief gezien een stuk minder. Een vergadering is nu eenmaal bedoeld om met elkaar te overleggen. Met te veel deelnemers is er niet genoeg tijd – je hebt immers maximaal 1,5 uur – om iedereen voldoende aan het woord te laten. Je hebt dan vooral te maken met passieve deelnemers en ’jaknikkers’. Dat moet je altijd zien te voorkomen. Daarbij leiden te veel deelnemers in een vergadering tot een daling van de productiviteit. Maak de rekensom maar: als je met tien mensen een uur gaat vergaderen, verbruik je 10 productiviteitsuren. Is de meeting dat wel waard?

Een ander punt van aandacht is het gebruik van smartphones tijdens een vergadering. Hoe je daarmee omgaat, ligt deels aan de situatie. Soms wordt er een mailtje bij gepakt, soms is er een dringend belletje. Dat hoeft niet per sé een probleem te zijn. Toch zou ik over het algemeen aanraden om de smartphones in de zak of tas te houden. Ten eerste is de persoon die de smartphone gebruikt afgeleid van de vergadering. Maar het gebruik heeft ook effect op de rest van de groep. Het zet mensen aan tot denken. Ze vinden het onbeleefd, vragen zich af wat diegene aan het doen is en raken geneigd om zelf op hun smartphone te kijken. Dit wordt ook wel ‘second hand technostress’ genoemd; indirecte stress, veroorzaakt door het gebruik van IT. Je kunt dit gemakkelijk tegengaan door aan het begin van de vergadering te vragen om de smartphone een uurtje met rust te laten.