We mailen aardig wat af met elkaar. Bij mij begint het ’s morgens vroeg al, direct aan het begin van de werkdag. Nadat ik koffie heb gepakt en mijn laptop heb opgestart, open ik mijn mailbox en stromen de mails binnen. Uit onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) blijkt dat 39% van onze bevolking gemiddeld één tot twee uur per dag besteedt aan het doorspitten van mails. Daarnaast geeft 20% aan maar liefst een kwart van de werkdag kwijt te zijn aan mailen. Hierdoor komen we niet meer toe aan de dingen in ons werk die écht belangrijk zijn. Dat moet toch anders kunnen, zou je denken?
#1. Tijdverslinder
Hoewel e-mail vandaag de dag het belangrijkste communicatiemiddel is, ervaren steeds meer mensen e-mail als een enorme tijdverslinder. Zo laten veel mensen zich leiden door hun mailbox en bepaalt die voor het grootste deel hoe iemand een werkdag begint. Dat is natuurlijk niet zo slim. Op die manier kom je niet toe aan de taken die je voor die dag hebt gepland. Die taken blijven dus liggen en de mailbox raakt voller en voller. Bovendien worden veel mails sowieso niet meer gelezen, omdat je simpelweg door de bomen het bos niet meer ziet. Dat is bepaald niet vreemd. Een ‘doorsnee’ manager krijgt dagelijks 50 tot 100 nieuwe mailtjes voor zijn of haar kiezen.
#2. Alternatieven
Dat er iets moet veranderen, is dus wel duidelijk. Maar hoe zorg je er nou voor dat er een einde komt aan die berichtenterreur? Wanneer je samen op kantoor bent, kun je gewoon even naar je collega toe lopen. Met een beetje mazzel heb je dan direct antwoord op je vraag. Maar een optie die altijd bijdraagt aan efficiënt communiceren, is samenwerken in Teams. Deze applicatie van Microsoft zorgt ervoor dat je snel en eenvoudig toegang krijgt tot bestanden van alle teamleden. Dat geldt ook voor projectteams waar externe partijen bij betrokken kunnen zijn. Zo hoef je niet meer eindeloos bestanden door te sturen, waardoor er verschillende versies van je documenten in omloop zijn. Daarnaast is SharePoint een handig programma om informatie organisatiebreed te verspreiden. Door je medewerkers goed te informeren over waar ze welke informatie kunnen vinden, bespaar je een hele berg mailverkeer.
Deze twee applicaties hebben we geïmplementeerd bij onze klant Versa Welzijn. ‘Niet mailen maar delen’ is het nieuwe motto van de medewerkers. Ben je benieuwd hoe dit is gegaan? Lees het klantverhaal waarin we je vertellen hoe Versa Welzijn overstapte naar de moderne werkplek.
#3. Nooit meer mailen?
Teams en SharePoint kun je dus slim inzetten om ervoor te zorgen dat je communicatie een stuk soepeler verloopt. Maar betekent dat dan meteen dat je helemaal moet stoppen met mailen? Ik denk het niet. Er zullen altijd dingen zijn die je niet anders dan over de mail kunt communiceren. Zo is e-mail een belangrijk communicatiemiddel tussen jouw organisatie en jouw klanten. Naast dat je je klanten kunt bellen, is het uitermate handig om hen via de mail op de hoogte te houden. Uiteindelijk gaat het er dus om dat je jouw communicatiemiddelen zo efficiënt mogelijk gebruikt, om de dag op z’n productiefst door te komen. Bedenk anders eens bij elke mail die je opstelt of je je boodschap op een andere manier kunt overbrengen dan door een mail te sturen. Je zult zien dat je aanzienlijk minder e-mails gaat versturen (en vanzelfsprekend dus ook zult ontvangen).
