Wie regelmatig deel uitmaakt van een projectteam, moet nu even rechtop gaan zitten. Ik ga een situatie schetsen waarvan ik vrijwel zeker weet dat je die herkent. Ik denk ook zeker te weten dat je daar ongelofelijk van baalt. Waarom? Omdat je vaak het idee hebt dat je dingen voor niets zit te doen. Je wilt graag effectief samenwerken, maar je bent veel (teveel?) tijd kwijt aan het bijhouden van wijzigingen in het project.

 

Telkens weer wordt het stamdocument aangepast en verspreid door degene die de laatste wijziging heeft aangebracht. Iedereen slaat het meest recente exemplaar in de eigen omgeving op en werkt daarmee verder. Als het goed is tenminste. Je zult per ongeluk maar een mailtje hebben gemist. Dan is jouw exemplaar meteen waardeloos.

Samenwerking

Natuurlijk; in Word of Excel kun je twee documenten vergelijken en ontdekken wat er is aangepast. Alleen heb je daar een aantal handelingen voor nodig die tijd kosten en daar heb je te weinig van. Er ligt al een enorme druk op de deadline en die extra sores kun je er eigenlijk niet bij hebben. Het is om tureluurs van te worden. Dus werk je in je eigen tijd maar door om de zaak op de rit te houden.

 

Iemand moet het doen en als de rest van het projectteam ook zo denkt, komt het vast wel goed. Misschien is dat nog wel de meest gevaarlijke aanname. De samenwerking in een team valt of staat namelijk met de gezamenlijke wil om samen te werken. Hoewel; als je het makkelijk maakt om dat te doen, wordt het gegarandeerd een stuk eenvoudiger. En leuker.

Je wint tijd die je samen goed kunt gebruiken om de deadline te halen

Zelf ben ik een absolute fan van Document Management. Het grote voordeel daarvan is dat je allemaal in één document kunt samenwerken. Je hoeft de wijzigingen niet steeds heen en weer te mailen en zelf op te slaan. Het stamdocument is centraal opgeslagen en iedereen kan zijn of haar gedeelte aanpassen. Wanneer die gedaan zijn, wordt de meest recente versie opgeslagen en ‘verdwijnt’ de voorgaande versie naar de back-up.

 

Die blijft trouwens wel bewaard, maar geldt niet als werkdocument en kan dus ook niet worden bewerkt. Alle projectteamleden werken altijd met het actueelste document. Daardoor is er nooit meer verwarring over de juiste versie en weet je zeker dat iedereen up-to-date is. Je kunt je voorstellen dat je daarmee tijd wint, die je samen goed kunt gebruiken om de deadline te halen.

Document Management+

Het fijne is bovendien dat het niet uitmaakt vanaf welk apparaat, waar of wanneer je aan het document werkt. Het is veilig opgeslagen in de cloud en je kunt er vanaf je pc, laptop, tablet en zelfs smartphone bij. Maar wat het voor mij helemaal ideaal maakt, is dat het document management systeem aan andere oplossingen kan worden gekoppeld.

 

Zo staat het actuele document bij mij op een startportal waarop ook mijn agenda en die van de projectteamleden staan. Samen met rapportages die betrekking hebben op het project en relevante RSS-feeds. Op die manier komt alles samen en wordt samenwerken een fluitje van een cent. Dat wil zeggen, als iedereen zich aan de afspraken houdt. Maar dat is weer een heel ander verhaal.

Document Management+

  • Tegelijk samenwerken in hetzelfde document.
  • Centrale opslag van het meest actuele bestand.
  • Effectief koppelen aan meer slimme oplossingen.

Arwen Vink

"Kennis is macht. Kennis delen is kracht."

x

JOBS 14

JOBS 14