Meer weten over Microsoft Teams?
Contact Bo

Begin maart organiseerde Microsoft het digitale evenement Microsoft Ignite 2021, waarin een flink aantal nieuwe functies werd aangekondigd. Deze nieuwe mogelijkheden zorgen er stuk voor stuk voor dat de eindgebruikerservaring van zowel de kantoor- als de thuiswerkers naar een hoger niveau wordt getild. In deze blog vertel ik je graag welke Teams-innovaties Microsoft heeft doorgevoerd en hoe deze functionaliteiten jou helpen om op afstand effectiever samen te werken.

#1. Vergaderen

De afgelopen maanden heeft Microsoft behoorlijk aan de weg getimmerd en de functionaliteiten binnen Microsoft Teams stevig uitgebreid. Zo heeft Microsoft de gebruikerservaring binnen vergaderingen fors geoptimaliseerd. Ik vertel je eerst graag over enkele nieuwe functionaliteiten die met vergaderen binnen Teams te maken hebben.

 

Dynamische weergave

Door de introductie van de dynamische weergave wordt de kijkervaring van gebruikers stukken verbeterd. Deze weergave zorg er namelijk voor dat elementen binnen een vergadering op intelligente wijze worden gerangschikt. Wanneer personen deelnemen aan een vergadering, hun video inschakelen, beginnen te spreken of een presentatie starten, past Teams automatisch de lay-out aan.

Weergavewisselaar

Naast dat Teams de weergave automatisch aanpast, krijg je binnenkort ook zelf de vrijheid om de weergave van een Teams-vergadering aan te passen. Met de weergavewisselaar kun je eenvoudig bepalen hoe de inhoud van je vergadering eruitziet. Zo kun je er met de Gallery-to-top-modus bijvoorbeeld voor kiezen om alle deelnemers bovenaan het vergadervenster toe te voegen, zodat je elkaar gemakkelijker en natuurlijker in de ogen kunt kijken. Verder is het ook mogelijk om met de Focus-modus alle afleidingen af te schermen en je gedeelde content helemaal centraal te zetten.

Presentatiemodus

Teams heeft de laatste maanden ook ingezet op de doorontwikkeling van de presentatiemodus, zodat je in een handomdraai indrukwekkende presentaties kunt geven. Met de nieuwe presentatiemodus kun je de gedeelde content aanpassen en naar jouw wensen personaliseren. Met de standout-modus kun je jouw videofeed als een silhouet over de gedeelde content plaatsen. De reporter-modus geeft je de mogelijkheid om de gedeelde content als ondersteuning boven je schouder te plaatsen. Daarnaast zorgt de modus ‘naast elkaar’ ervoor dat de gedeelde content en de videofeed van de presentator naast elkaar worden getoond.

PowerPoint Live in Teams

Met de PowerPoint in Teams functionaliteit krijgt de presentator meer controle over de presentatie en krijgt het publiek meer ruimte voor interactie. Als presentator wordt het een stuk eenvoudiger om vergaderingen in goede banen te leiden. Deze functie biedt de mogelijkheid om de notities, dia’s, chatgesprekken en deelnemers in één scherm weer te geven. Daarbij kunnen de deelnemers in hun eigen tempo door de presentatie navigeren en de schermlezer gebruiken om de inhoud te bekijken, zodat ook personen met een visuele handicap de presentatie gemakkelijk kunnen volgen.

Live reacties

Een andere leuke functionaliteit die Microsoft recent heeft toegevoegd is ‘live reacties’. Met deze nieuwe mogelijkheid kun je jouw vergadering goed opfleuren. Je kunt nu namelijk tijdens een presentatie emoticons versturen en ontvangen. Zo kun je bijvoorbeeld virtueel in je handen klappen wanneer je jouw collega’s een complimentje wilt geven. Leuk idee, toch?

#2. Webinars

Naast de nieuwe functionaliteiten die Microsoft aan vergaderingen heeft toegevoegd, heeft de softwaregigant ook fiks geïnnoveerd op het gebied van webinars. Hieronder geef ik je een idee van  een aantal nieuwe handige functionaliteiten.

 

Deelnemersregistratie en e-mailbevestigingen

Het op poten zetten en uitvoeren van webinars wordt binnenkort net zo gemakkelijk als vergaderingen in Teams. Zo kun je eenvoudig een aangepaste registratiepagina voor bezoekers aan je vergadering of webinar toevoegen. Hiermee kun je de aanwezigheid voor en na iedere afspraak beheren, waardoor je een goed inzicht hebt in de personen die bij een webinar aanwezig waren. Ook krijgen bezoekers na registratie automatisch een e-mailbevestiging om deel te nemen aan het evenement.

Interactieve webinars en view-only uitzendingen

Vanaf komende maand kun je binnen Teams interactieve vergaderingen en webinars voor maximaal 1000 deelnemers organiseren. Hierbij zijn nagenoeg dezelfde functionaliteiten beschikbaar als gewoonlijk. Zo heb je de beschikking over uitgebreide presentatie-opties, live reacties en moderatiecontroles. En als organisator heb je de mogelijkheid om chat, audio en video voor de deelnemers aan het evenement uit te schakelen.

Evenement voor 10.000 deelnemers

Wil je een evenement organiseren voor meer dan 1000 deelnemers? Voor Teams is niets te gek. Zodra het aantal deelnemers aan een webinar boven de 1000 uitstijgt, schakelt Teams vloeiend over naar een view-only uitzending. Onbedoelde presentatieonderbrekingen worden voorkomen door een hostmoderatiecontrole die audio en video automatisch uitschakelt. Op dit moment ondersteunt Teams webinars tot 10.000 personen; komend jaar neemt dit aantal toe tot maar liefst 20.000.

Deelnemersrapportage

Nadat je een webinar hebt georganiseerd, wordt het uiterst eenvoudig om te zien welke personen aan het evenement hebben deelgenomen. In de rapportage wordt onder meer opgenomen hoelang personen hebben deelgenomen en wanneer ze het webinar hebben verlaten. De rapporten kun je gemakkelijk downloaden en vervolgens gebruiken om je eigen analyses op los te laten.

#3. Apparaten

De tijd dat we weer met elkaar naar kantoor mogen, komt (hopelijk) steeds dichterbij. Hoe meer medewerkers op kantoor worden toegestaan, hoe drukker het wordt in de vergaderruimtes. Het optimaliseren van het gebruik ervan is dan ook bepaald geen overbodige luxe. Microsoft heeft hier slimme apparatuur voor ontwikkeld, die het hybride samenwerken een enorme boost geeft.

 

Teams Panels

Met Teams Panels krijg je dat eenvoudig voor elkaar. Teams Panels zorgt ervoor dat je vergaderruimtes gedurende de werkdag effectief gebruikt. Daarmee kunnen jij en je medewerkers vanaf de werkplek een beschikbare vergaderruimte boeken of een ander moment zoeken en toekomstige van-tot tijdstippen reserveren.

 

Dankzij de kleur op een paneel kun je direct zien of een ruimte beschikbaar is. Wanneer je bijvoorbeeld snel even een collega wilt spreken, kun je het paneel raadplegen. Kleurt het paneel groen, dan is de vergaderkamer beschikbaar. Tik dan op het scherm en kies de tijdsduur die je nodig hebt. Voor het boeken van een ruimte maakt Teams Panels gebruik van de Exchange-agenda, waardoor je op elk moment van de dag inzicht hebt in de beschikbaarheid van de vergaderkamers op de werkvloer. In de toekomst wordt het onder meer mogelijk om te zien welke alternatieve ruimtes op het gewenste tijdstip beschikbaar zijn.

Video Conferencing Monitor Dell en Poly

In de wereld van vandaag moeten medewerkers ook vanuit huis kunnen deelnemen aan een vergadering. Daarvoor is geavanceerde apparatuur beschikbaar, die naadloos samenwerkt met Teams. Met een simpele handeling zitten de collega’s op kantoor en de collega thuis in dezelfde online vergadering; met optimaal beeld en geluid. Dat noemen we ook wel ‘hybride samenwerken’. De Video Conferencing Monitor van Dell en Poly zijn de eerste monitoren die webcamera’s, speakers en microfoons integreren, die voor Teams zijn gecertificeerd. Deze apparatuur zorgt ervoor dat we nu perfect kunnen communiceren met collega’s thuis en op kantoor. Dat maakt hybride samenwerking een stuk effectiever.

#4. Microsoft Viva

Inmiddels werken we vanaf steeds meer verschillende werkplekken. Dan is het soms best lastig om verbonden te blijven met de werkvloer. Zeker wanneer het essentieel is om regelmatig samen te werken met collega’s, is het werken op afstand een uitdaging. Hiervoor heeft Microsoft de laatste maanden een nieuw initiatief gelanceerd: Microsoft Viva. Dat is een platform dat kennis, sociale banden, leerprocessen en inzichten in één centrale omgeving beschikbaar maakt. Microsoft wil organisaties hiermee in staat stellen om de bedrijfscultuur in stand te houden, ook als medewerkers minder vaak op kantoor aanwezig zijn. Microsoft Viva bestaat uit vier slimme tools – Connections, Insights, Topics en Learning – waarmee je beter verbonden blijft met jouw organisatie.

Tot slot…

Microsoft barst op dit moment bijna uit z’n voegen van de nieuwe functionaliteiten. Deze – en nog veel meer – handige functionaliteiten stellen jou en je collega’s uiteindelijk in staat om slim(mer) en efficiënt(er) samen te werken. Wil je weten wat Microsoft Teams voor jouw organisatie kan betekenen? Download het redpaper en je leest er alles over.

Door de coronapandemie hebben we razendsnel geleerd hoe we op afstand met elkaar kunnen communiceren. Voor chatten, (video)bellen en online vergaderen in Microsoft Teams draaien we intussen onze hand niet meer om. Maar hoe zit het met de online samenwerking?

 

Daarin valt nog heel veel winst te behalen. De beschikbare functionaliteiten binnen Microsoft 365 worden namelijk maar zeer beperkt gebruikt. Dat heeft niet met onwil te maken; eerder met onwetendheid. De hoogste tijd om je kennis bij te spijkeren en nóg productiever te werken! Lees er alles over in ons redpaper.

Download het redpaper


    Bo van der Linden

    ‘‘It is teamwork that makes the dream work.’’

      de Maand van Avantage

      Maandelijkse updates over security, productiviteit en thuiswerken