Kun je bij jou op kantoor al gebruikmaken van flexibele werkplekken? In onze kantoortuin kan dat wel en daar ben ik absoluut blij mee. Het bevordert namelijk de communicatie binnen onze organisatie. Daarnaast besparen we op die manier op kantoorkosten. Wat mij betreft zijn dat twee dikke pluspunten. Toch zijn er de nodige vooroordelen over flexplekken, waardoor organisaties er niet aan willen. Onnodig, als je het mij vraagt. Daarom zet ik de zeven meest voorkomende vooroordelen onder elkaar, waarbij ik ze een voor een uit de wereld help.

#1. ‘Door flexplekken kun je niet rustig en ongestoord werken.’

Met flexibele werkplekken in een open kantooromgeving is het verleidelijk om even een praatje met een collega te maken of tussendoor vragen te stellen. Ook over zaken die niet zo dringend zijn. Ongetwijfeld gezellig, maar dat het voor de een goed uitkomt, betekent niet dat het voor de ander ook zo is. Om dat soort situaties te voorkomen, hoef je alleen maar duidelijke afspraken met elkaar te maken. Zo kun je afspreken dat iemand met een koptelefoon op niet gestoord mag worden. Een mailtje sturen is dan een goed alternatief.

#2. ‘In zo’n open ruimte met flexplekken heb je last van luidruchtige en asociale bellers.’

Voor luidruchtige bellers heb ik geen oplossing. Maar je kunt er wel rekening mee houden bij de kantoorinrichting. Naast flexplekken moeten er ook afzonderingsmogelijkheden worden gecreëerd. Denk aan meerdere afsluitbare vergaderruimtes of zelfs ‘belruimtes’. Daar kunnen bellers zo hard praten als ze willen zonder jouw concentratie te verstoren. Het is extra handig als zo’n ruimte van tevoren kan worden geboekt. Bij Avantage hebben we daarvoor de Get-a-Room app. Handig als je verwacht dat een telefoongesprek lang gaat duren, zoals bij een conference call.

#3. ‘Bij flexplekken moet je altijd vechten voor de beste werkplek.’

Door flexibele werkplekken zit je inderdaad vaker niet dan wel op dezelfde plek. Maar moet dat leiden tot een strijd om de beste plek? Natuurlijk niet! Als werkgever moet je er gewoon voor zorgen dat elke werkplek dezelfde voorzieningen heeft. Dan zijn er geen winnaars- en verliezersplekken. En keuzevrijheid creëer je door meer plekken beschikbaar te stellen dan er in principe nodig zijn. Zo worden medewerkers niet gedwongen om ergens te zitten en hebben ze zelf de keuze.

#4. ‘Het is niet veilig om steeds verschillende pc’s te gebruiken.’

Onzin. De werkplekken maken deel uit van een netwerkomgeving. Wanneer die goed beveiligd is, is er niks aan de hand. Applicaties en bestanden vind je in de cloud. Je hoeft alleen maar in te loggen op je eigen account en je kunt overal aan de slag. Bovendien komen flexibele werkplekken normaal gesproken voort uit een flexwerkbeleid. Daar horen ook mobiele werkplekken (zoals laptops) bij die je op kantoor kunt aansluiten op een dockingstation. In feite werk je dan altijd met dezelfde pc.

#5. ‘Met flexplekken heb je geen vast toestel en kun je alleen maar mobiel bellen.’

Dat klopt. Maar waarom is dat een probleem? Ja, er zijn minder collega’s op kantoor, dus moet je vaker bellen met elkaar. Een goede oplossing daarvoor is VoIP, waarin mobiele telefonie geïntegreerd kan worden. Veel goedkoper dan een traditionele telefooncentrale en met veel meer mogelijkheden. Op kantoor ben je dan altijd op één nummer bereikbaar, zelfs op verschillende devices. En als je buiten de kantoordeuren werkt, gebruik je toch al je smartphone. We leven niet meer in het stenen tijdperk…

#6. ‘Mijn privacy verdwijnt door flexibele werkplekken.’

Zit je niet boven op elkaars lip bij flexplekken? Kan mijn buurman constant met mij meekijken? Is er geen gebrek aan privacy? Dat soort vragen worden vaak gesteld. Op al die vragen is mijn antwoord trouwens ‘nee’, als er tenminste goed over de kantoorinrichting is nagedacht. Met grote en dubbele monitors wordt al snel een gevoel van privacy gecreëerd. Daarbij zorgen scheidingspanelen, overlegruimtes en grote planten ervoor dat de privacy wordt gewaarborgd en dat je minder snel bent afgeleid. Met planten creëer je ook nog eens een huiselijke sfeer op de werkvloer. Mooi meegenomen!

#7. ‘Op een flexplek zit je, net als in een normaal kantoor, de hele dag stil op je stoel.’

We weten allemaal hoe belangrijk beweging voor ons is. Je fysieke en mentale conditie wordt daardoor verbeterd. Lang in dezelfde houding blijven zitten is in elk geval niet handig.  Gelukkig kunnen flexplekken daar heel goed bij helpen. Stap 1? Verstelbare bureaus. Daarmee worden werknemers aangemoedigd om staand en zittend werken met elkaar af te wisselen. Dat leidt tot een veel groter verschil dan je misschien denkt. Verder kun je een vergaderruimte voor staand vergaderen inrichten. In de praktijk blijkt dat ook nog eens erg effectief te zijn.

Heb jij ook weleens te maken met vooroordelen over flexibele werkplekken? Of zie jij nadelen waar ik nog niet aan gedacht heb? Als dat zo is, hoor ik ze graag en ga ik mijn best doen om ook die te weerleggen. Ik ben namelijk echt blij met de flexplekken, waar ik mijn device eenvoudig aansluit op externe randapparatuur.

Bij de keuze voor een bepaald soort device zijn meerdere factoren van belang. Natuurlijk speelt de prijs een rol, net als het uiterlijk. De prestaties en het gebruiksgemak zijn ook belangrijk. Maar hoe zit het met de productiviteit?

Op die vraag (en nog veel meer) geven we uitgebreid antwoord in ons redpaper over rolgebaseerd werken. Daarin vertellen we onder meer hoe verschillende elementen bijdragen aan het verhogen van de productiviteit. Van kantoorinrichting en devicebeleid tot relevante IT-ontwikkelingen en slimme productiviteitsoplossingen; alles komt voorbij.

Download het redpaper


Rene Hendriks

"Als je samen het einddoel en de koers bepaalt, vind je altijd de juiste weg."

x

JOBS 14

JOBS 14