De laatste jaren is het analyseren van data als basis voor doordachte beslissingen steeds belangrijker geworden. Gelukkig is het ook eenvoudiger geworden. Vroeger moest je urenlang uitgebreide rapportages doorworstelen om sluitende conclusies te kunnen trekken. Tegenwoordig zetten we automatisering in om gegevens te verzamelen en te analyseren. Wanneer je de gebundelde data ook nog eens overzichtelijk visualiseert in (bijvoorbeeld) Power BI, krijg je direct heldere inzichten en kun je sneller en slimmer werken. Bovendien kun je de gepresenteerde informatie toespitsen op de verschillende rollen van medewerkers. Maar voordat je op dat punt bent aangeland, moet je wel een aantal noodzakelijke stappen hebben gezet.

#1. Doel en middelen

Meten is weten, dat is bepaald geen nieuw inzicht. Maar hoe weet je nou precies wat je moet meten? Daarvoor is het belangrijk dat je weet welke informatie van belang is om je werk goed uit te kunnen voeren. Elke organisatie barst – al dan niet bewust – van nuttige gegevens die voortdurend worden geactualiseerd. De uitdaging is vervolgens om de overvloed aan data te vertalen naar bruikbare stuurinformatie. Alleen zul je eerst moeten bepalen met welk doel je al die informatie verzamelt. Vergelijk het maar met wanneer je een vakantie uitzoekt. Pas als je weet wat je bestemming is, ga je bedenken wat je in je koffer doet. Zo werkt het ook met het trechteren van data tot concrete informatie. Eerst weten waar je naartoe gaat voordat je vaststelt wat je nodig hebt. In dit geval gaat het om feiten en cijfers die jou helpen om in jouw rol de beste beslissingen te nemen. Maar het principe is hetzelfde: eerst het doel, dan de middelen.

#2. Inzichten creëren

Als je jouw doel hebt bepaald, ga je bedenken welke informatie je nodig hebt om dat te bereiken en waar je de benodigde gegevens kunt vinden. Voor Power BI is het geen enkel probleem wanneer cruciale data in verschillende systemen circuleren. Sterker nog, de verschillende databases kunnen doeltreffend met elkaar worden verbonden waarbij ook nog eens logische verbanden kunnen worden gelegd. Zo kan een planningssysteem eenvoudig met een urenregistratiesysteem en financiële software worden gekoppeld en kunnen de resultaten van die onderlinge communicatie direct in beeld worden gebracht. Zo kun je direct zien of de praktijk klopt met de theorie, wat de kosten daarvoor zijn en of je binnen de van toepassing zijnde budgetten bent gebleven. De koppelingsmogelijkheden zijn vrijwel onbegrensd. Je hoeft in feite alleen maar de KPI’s te benoemen om zo goed als realtime op een of meer overzichtelijke dashboards te zien hoe de zaken ervoor staan. Op basis van ingevoerde prognoses kun je zelfs een vorm van voorspellend vermogen creëren. Dat maakt het nemen van beslissingen een stuk aangenamer.

#3. Rolgebaseerd = effectief

Om het informatiefeest compleet te maken, kun je Power BI opdragen om data afhankelijk van de gebruiker wel of niet toegankelijk te maken. Zo bekijk je per rol wie welke gegevens nodig heeft om productief te kunnen werken. Een salesmanager heeft nu eenmaal behoefte aan andere informatie dan een HR-manager, net zoals een financieel directeur andere dingen wil weten dan een productieleider. Door van tevoren goed na te denken over de ‘databehoefte per rol’ en jouw medewerkers nadrukkelijk in dat proces te betrekken, creëer je in wezen de ideale omstandigheden om als organisatie slagvaardig op te treden. Iedereen draagt dan vanuit individuele betrokkenheid op een uiterst effectieve manier bij aan het eindresultaat. Die winst kun je dan vast in je zak steken. En daar bovenop komt de voorsprong die je neemt door Power BI actuele stuurinformatie te laten genereren die jouw organisatie in staat stelt om je marktpositie te verstevigen en uit te bouwen. Eigenlijk ben je een dief van je eigen portemonnee als je daar geen gebruik van maakt.

Wil je meer weten over het thema ‘slimme businessinzichten’? Dan kun je je inschrijven voor één van de inspiratiesessies op dinsdag 19 en dinsdag 26 mei. Daarin vertellen we onder meer over de betrouwbaarheid van data en het rolgebaseerd aanbieden van die data. Je kunt ook ons redpaper downloaden, waarin je op je gemak kunt lezen hoe slimme businessinzichten een rol spelen in het verhogen van de productiviteit.


Gerd Strick

"The distance between dreams and reality is called action"

x

JOBS 20

JOBS 20