De bovenstaande titel is meteen een interessante vraag. Kunnen onze klanten – met name in het MKB(+) – iets opsteken van de IT-ervaringen van globale wereldspelers? ‘Natuurlijk!’, is mijn eerste reactie. Zij hebben immers dezelfde uitdaging als organisaties in Nederland. Waar het in alle gevallen om gaat, is het maken van een strategische keuze met betrekking tot Device as a Service. Internationale bedrijven zoeken een flexibele oplossing voor devices voor de gebruikers, op basis van de rollen in de organisatie. In Nederland krijgt dat rolgebaseerde principe ook steeds meer vaste grond onder de voeten.

Je zou verwachten dat grote organisaties een veelheid aan rollen kennen en daarom, vanuit een CYOD-beleid, veel verschillende devices beschikbaar stellen. Zo’n 10 jaar geleden was dat inderdaad het geval. De grote leveranciers boden toen een enorm breed assortiment businessmodellen aan, waarin de verschillen soms minimaal waren. Keuze te over en daar lag precies het probleem. De roep om versimpeling werd daarom sterker en sterker. Dat had ook te maken met het ‘global bid’ van meer dan 10 pagina’s, waar de wereldspelers door de leveranciers op werden getrakteerd. Al die modellen, keuzes en varianten per land; het was niet meer te volgen.

Return on investment

In de laatste jaren zien we een vereenvoudiging van modelkeuze (minder dan 600 typen) voor de businessmarkt. Daarbij wordt nadrukkelijk gekeken naar de rollen binnen een bedrijf. Bij het wereldwijde supermarktbedrijf Delhaize doen ze het met maximaal 4 modellen en is standaardisatie (van beheer) het toverwoord. Hoewel ‘toverwoord’ misschien niet de juiste term is. Bij Delhaize hebben ze ontdekt dat de return on investment (ROI) bij een uitgebreide selectie slechter is dan bij een beperkte keuze.

Rolgebaseerd advies

Het loont in elk geval de moeite om bij het kiezen vooraf criteria vast te stellen. Daardoor kun je het uitgebreide aanbod terugbrengen naar een kleinere selectie. Zo biedt HP de keuze uit zo’n 600 business laptops met een Windows 10 64Bit systeem. Wanneer je als eisen een touchscreen, een i5 processor, 8 GB intern geheugen en 256 GB HDD/SSD definieert, houd je toch nog maar liefst 45 modellen over. Naar mijn idee moet dan de IT-partner opstaan en een helder rolgebaseerd advies geven. Zaken als technisch beheer spelen overigens ook een belangrijke rol. Van de klant mag je op dat gebied geen gedetailleerde kennis verwachten.

‘Analyse maken van de rollen en activiteiten van medewerkers.’

Maar hoe komt Delhaize dan tot de keuze voor 4 modellen die bij alle rollen in de organisatie passen en de productiviteit bevorderen? In deze ‘verSaaSde wereld’ is dat heel goed mogelijk. Tijdens het selectieproces is met specialistische tools een analyse gemaakt van de rollen en activiteiten van alle medewerkers. Die zijn gebundeld in vier algemene rolmodellen en hebben uiteindelijk tot een device-advies op maat geleid. Met Software as a Service kan verdere personalisering worden gedaan. Daarmee krijgt de klant het voordeel van lage beheerkosten en uitwisselbaarheid. Op de werkplek heeft iedereen hetzelfde docking station. Dat maakt het een stuk makkelijker.

DaaS-concept

ROI-gestuurde organisaties zweren bij lage kosten, tevreden gebruikers en eenheid van materiaal. Dat geldt dus ook voor internationale bedrijven die (ook) Nederland als afzetgebied hebben. Onderzoek dat wij bij bedrijven met 150 tot 400 werkplekken hebben uitgevoerd, bevestigt dat beeld. Daarom zoeken we op rol(modellen) gebaseerde uniformiteit die we aanbieden in een DaaS-concept; de werkplek zonder zorgen. Een ‘second generation offer’. Met de focus op rolgebaseerd werken en een minimaal aantal modellen op basis van een prijs per maand waarbij beheer, service en support zijn inbegrepen.

Rekensom

Wanneer ik hierover met klanten praat, maak ik weleens een rekensom. Daarbij zet ik de IT-kosten af tegen de loonkosten. Een geautomatiseerde werkplek voor een medewerker met Office 365 (en basisapplicaties uit het SaaS-pakket) kost rond de 3.300 euro per jaar. In dat bedrag is patchmanagement en gebruikersondersteuning meegenomen, net als de elementaire infrastructuur. Door CRM- of ERP-oplossingen toe te voegen, kan het bedrag trouwens behoorlijk oplopen, maar dat is eerder incidenteel dan structureel. Nu kost een medewerker gemiddeld iets minder dan 35 euro per uur. Met 2.000 uur in een jaar levert dat een kostenplaatje van 69.000 euro per jaar op.

Productief werken

Een basiswerkplek kost 4,8% van de loonkosten (3.300×100 / 69.000). Van die 4,8% wordt 1/3 voor DaaS uitgetrokken. Met die kennis in het achterhoofd is het moeilijk te begrijpen dat organisaties vrijwel altijd de goedkoopste werkplek zoeken. Uiteindelijk levert dat toch niet op wat je wilt bereiken. Integendeel; je hebt juist een device nodig dat aansluit bij je rol, waardoor je zo productief mogelijk kunt werken.

Kostenbesparing

In ons klantenbestand hebben wij een klant met 300 werkplekken, waarbij 15 rollen duidelijk te onderscheiden zijn. De huidige selectie van 10 devicesoorten geeft een stevige beheerlast. Het bijhouden van kennis over alle modellen, spare parts, verschillende dockings en schermen zorgen samen voor een zware kostenpost. Nu staan ze voor de keuze. Ze willen naar een complete DaaS-oplossing; inclusief patch management en ondersteuning door onze servicedesk. Door samen de rollen onder te brengen in rolmodellen, kunnen we het aantal opties reduceren tot 3 devicetypen, met standaardisatie in randapparatuur. Daardoor worden de werkplekkosten met minstens 18% verlaagd. In dit geval gaat het om een besparing van om en nabij 200.000 euro op jaarbasis. ROI-denken en productiviteit vooropstellen, is dus niet alleen weggelegd voor grote internationale bedrijven. Ook het MKB(+) kan er meer dan goed mee vooruit.

Wil je meer weten over DaaS in jouw organisatie? Bel of mail me; dan praten we snel verder.

Rene Hendriks

"Als je samen het einddoel en de koers bepaalt, vind je altijd de juiste weg."