In de cloud heb je te maken met verschillende providers en servicevoorwaarden. Het is dan ook niet zo eenvoudig om de kosten goed in de gaten te houden. Hoe complexer de cloudinfrastructuur, hoe lastiger dat wordt. En het ‘betaal voor wat je gebruikt’-model dat door veel public cloudproviders wordt gehanteerd, maakt het niet makkelijker.  

 

Wanneer het gebruik goed gemonitord wordt, kan dat aangename besparingen opleveren. De kans dat de kosten uit de hand lopen, is echter wel degelijk aanwezig; zeker wanneer jouw (IT-)medewerkers zelf kunnen bepalen welke digitale hulpmiddelen de organisatie in hun ogen nodig heeft. Vastleggen van budgettaire bevoegdheden is om te beginnen dus al een uitstekend idee. 

Voorspelbaarheid

Het is hoe dan ook belangrijk om het kostenbeheer hoog op de agenda van jouw organisatie te zetten en goed in te richten. Je bent namelijk het meest gebaat bij voorspelbare kosten die begroot én gebudgetteerd kunnen worden. Het liefst heb je natuurlijk een of meer abonnementen waarvoor je elke maand exact hetzelfde bedrag kunt reserveren. Of je dat voor elkaar weet te krijgen, is maar zeer de vraag. Tenslotte heb je voortdurend te maken met innovaties en trends die je moet volgen om niet achterop te raken. Maar daarvoor geef ik je een (hopelijk) nuttige tip: met trendanalyse kun je de voorspelbaarheid van je ITkosten vergroten. 

‘Je moet goed uitkijken dat het kostenaspect niet in de weg gaat zitten van kritieke functies…’

Ik kan je wel enkele factoren noemen die van invloed zijn op de IT-kosten in de cloud. Denk aan de benodigde geheugen- en opslagcapaciteit, het voorziene netwerkverkeer, softwarelicenties en webservices. Verdere kosten liggen bijvoorbeeld op het gebied van training van medewerkers bij de ingebruikname van nieuwe applicaties en ondersteuning bij het gebruik ervan.

Investeren

Tegelijk moet je er heel goed voor uitkijken dat het kostenaspect niet in de weg gaat zitten van kritieke functies, zoals monitoring, beveiliging en beheer. Een gezonde kostenstructuur is weliswaar belangrijk, maar je kunt beter niet beknibbelen op de werking van je IT-omgeving (die invloed heeft op de continuïteit van jouw bedrijfsprocessen), de veiligheid en het beheer om de IT-omgeving letterlijk en figuurlijk bij de tijd te houden. En hoe lastig het soms ook is; de uitdrukking ‘De kost gaat voor de baat uit’ is alleen maar een cliché geworden omdat de waarheid vaak genoeg is aangetoond. Eerst investeren, daarna de vruchten plukken. Zo werkt dat nu eenmaal. Gelukkig zijn er slimme maatregelen die je kunt nemen om het meeste uit jouw investering te halen. Die heb ik voor jou ingedeeld in zeven categorieën. 

#1. Goed onderzoek

De eerste categorie – en de sleutel tot cloudkostenbeheeris goed onderzoek. Zet om te beginnen de behoefte van jouw organisatie af tegen het aanbod van providers. Daarbij zijn de bedrijfsprocessen in jouw organisatie leidend. Bepaal op basis daarvan wat je nodig hebt (IT én service) om die bedrijfsprocessen technisch probleemloos uit te kunnen voeren.

#2. Kostenbeheerplan

Stel een kostenbeheerplan op, waarbij je rekening houdt met de flexibiliteit die je nodig denkt te hebben. Ga je in de toekomst krimpen of groeien? Ga je innoveren en applicaties vervangen? Waar heb je het meest aan; maand-, jaar- of meerjarenabonnementen? Kies in elk geval eerst de beste cloud-native optie(s) voor de workloads in jouw organisatie. Evalueer dan – stuk voor stuk – de on-premise workloads. Verplaats de workloads die het grootste voordeel voor de organisatie gaan opleveren naar de cloud en stel het plan aan de hand daarvan op. 

#3. Continu toezicht

Houd continu toezicht op het gebruik van de infrastructuur en voorspel het verloop zo goed mogelijk, onder meer op basis van trendanalyses, ontwikkelingen in de organisatie en eventuele seizoensinvloeden. Dat is de beste manier om jouw middelen (en jouw investering) op de juiste manier te benutten. In de public cloud kun je de door jou benodigde capaciteit bijvoorbeeld eenvoudig op- en afschalen, waardoor je alleen voor het gebruik betaalt. Maar dan moet je wel weten wat er speelt. 

#4. Classificatie van gegevens

In de multicloud is classificatie van gegevens van belang. Daarbij bepaalt de gevoeligheid van het type data in feite de keuze voor een platform of een oplossing binnen het platform. Wanneer je deze stap overslaat, kun je te maken krijgen met kostbare data-overdrachten. Gegevens moeten nu eenmaal van het ene platform naar het andere worden verplaatst. Maar in plaats van die op elk cloudplatform te repliceren, kun je die scheiden over multicloudplatforms om lokale systemen en applicaties te bedienen. 

#5. Lange termijn

Kijk naar de lange termijn. In een multicloudomgeving is kostenbeheersing een doorlopend proces en zeker geen eenmalige activiteit. Daarom kun je de cloudkosten het beste afstemmen op de belangrijkste KPI’s van jouw organisatie.

#6. Management

Vergeet niet dat de multicloud in wezen een resource is, die net als andere resources management nodig heeft. Veel organisaties worstelen met het beheer van verborgen kosten voor datamigratie, rekenkracht en opslag. Sterk management helpt jou om de cloudresources in te zetten op een manier die het beste aansluit bij de behoeften van jouw organisatie. 

#7. Beveiliging

Maak alsjeblieft niet de fout om te denken dat de cloudprovider verantwoordelijk is voor de beveiliging van jouw gegevens. Bescherming van de infrastructuur mag je natuurlijk verwachten, maar je bent zelf verantwoordelijk voor de beveiligingsmaatregelen om jouw gegevens en eventuele andere activa te beschermen. Bedenk wat je daarvoor uit wilt geven en welke risico’s je acceptabel vindt.

Meer weten?

Heb jij besloten dat je jouw IT-omgeving naar de cloud wilt migreren en wil je weten wat je – naast de kostenstructuur en het -beheer – allemaal te wachten staat? Denk aan het formuleren van een cloudstrategie, IT-beheer in de cloud en het belang van governance. Wil je daar meer over weten en profiteren van (onze) ervaringen uit de praktijk? Neem dan gerust contact met me op!

Richard Roersma

"Ik houd ervan om ingewikkelde dingen simpel te maken."

    de Maand van Avantage

    Maandelijkse updates over security, productiviteit en thuiswerken