Een conference call kan zomaar uitmonden in één grote ergernis: slecht geluid, deelnemers die wegvallen en afleidende omgevingsgeluiden die leiden tot concentratieverlies. Om het succes van een conference call te vergroten is het daarom handig om een aantal zaken in gedachten te houden. Met de juiste technologische oplossingen, zoals Microsoft Teams, maak je het vergaderen op afstand bovendien een stuk eenvoudiger. Lees hieronder 8 tips voor een succesvolle vergadering op afstand.

#1. Wees op tijd voor de conference call

Wachten op andere deelnemers aan een conference call is irritant. In een online omgeving wordt het zelfs als storender ervaren dan in een fysieke vergaderruimte. Bij een ‘gewone’ vergadering ga je toch ook een paar minuten voor aanvang naar de vergaderplek? Dus start je bij een conference call de inlogprocedure ook een paar minuten voor de afgesproken aanvangstijd.

#2. Zorg voor eenvoudige inlogprocedures

Deelnemers zijn vaak veel tijd kwijt met inloggen, door inlogcodes met lange cijfercombinaties. Stuur de inloggegevens daarom op tijd toe, bij voorkeur in de agenda-uitnodiging. Of maak het jezelf nog makkelijker door gebruik te maken van conference call-apps. Die zijn gekoppeld aan gebruikersaccounts en geïntegreerd in de bedrijfssoftware. Daardoor kan een call met een druk op de knop worden opgezet.

#3. Introduceer jezelf

Wanneer er geen beeldverbinding is, is het handig om – voor je spreekt – even te zeggen wie je bent. Zonder beeld zijn mensen de namen van de andere deelnemers namelijk vaak snel vergeten. Ook bij beeldbellen kan het trouwens geen kwaad. Herhaling helpt, zeker als het gaat om een groep mensen die elkaar nog niet goed kent. En ook als stemmen zodanig op elkaar lijken dat het voor verwarring kan zorgen.

#4. Laat mensen uitspreken

Net als bij een vergadering op de werkvloer, is het bij een conference call belangrijk om elkaar te laten uitspreken. Als er geen beeld is, komt het regelmatig voor dat deelnemers tegelijk reageren. Zoek naar een goed moment om de ander te onderbreken en zorg zo voor een effectieve meeting. Eventueel kan de gespreksleider aangeven van wie een antwoord of reactie wordt verwacht.

#5. Let op de hardware-eisen

Een geslaagde conference call vraagt om de juiste hardware. Desktops, laptops, tablets en smartphones moeten een goede camera en microfoon hebben. Daarnaast zijn de nieuwste devices vaak uitgerust met speciale software die achtergrondgeluiden reduceert. Door deze zogenaamde noise reduction is de spreker goed te horen en worden omgevingsgeluiden gefilterd. Een headset kan ook uitkomst bieden wanneer je elkaar in een lawaaiige ruimte wilt kunnen verstaan.

#6. Zorg voor breedband

Videobellen vraagt om een breedbandverbinding. Een belangrijke systeemeis om het transport van data voor spraak en video te optimaliseren is breedbandinternet. 4G- en 5G-netwerken of WiFi zijn hierbij een absolute must.

#7. Vermijd afleidingen

Huilende baby’s of een pruttelende espressomachine kunnen hinderende (achtergrond)geluiden vormen. Het is daarom verstandig een rustige ruimte op te zoeken, waar je niet gestoord kunt worden.  Realiseer je ook dat je kleding en de achtergrond bij beeldbellen kunnen afleiden. Als je goed wilt overkomen, trek je het liefst neutrale kleding aan en kies je een rustige achtergrond.

#8. Verhoog de relevantie met collaboration tools

Veel nieuwe apps voor videovergaderen beschikken over ‘collaboration tools’. Daarmee kun je presentaties en spreadsheets in een extra venster tonen. Je kunt ook afspraken of documenten direct met de andere deelnemers delen. Dat kan een nuttige en productieve toevoeging zijn.

 

 

Door het coronavirus zijn veel kantoorwerkers aangewezen op thuiswerken. Ook vanuit huis kun je uitstekend videovergaderen via Microsoft Teams. Als je thuis werkt, kun je met Teams sowieso heel productief werken. Kijk gerust op onze speciale thuiswerkpagina, waar we je allerlei tips en tricks aan de hand doen om van thuiswerken een succes te maken.

Jasper Glaser

"Zonder bal kun je niet scoren."

x

JOBS 20

JOBS 20