"Wat is ons vak? Het verhuren van kantoorruimte en congres- en vergaderfaciliteiten en het verzorgen van schoonmaak- en beveiligingsdiensten in dit gebouw. Daar hoort systeembeheer eigenlijk niet bij.Op een gegeven moment moet je het overlaten aan vakmensen."

Met de zekerheid van een goed functionerend ICT-netwerk kan Beurs-World Trade Center zich volledig richten op wat écht belangrijk is: haar klanten.

Het was geen lichtvaardig genomen beslissing. Ruim van tevoren onderzochten Beurs-World Trade Center en Avantage gezamenlijk of outsourcing wenselijk was, wat de voor- en nadelen zouden zijn en hoe het technisch en organisatorisch het beste uitgewerkt kon worden.De relatie tussen beide bedrijven ontstond bijna zes jaar geleden.Operationeel manager Facilitair Beheer Kees Dobbelstein van Beurs-World Trade Center weet het nog precies: "Onze toenmalige automatiseerder ging ter ziele waardoor we op zoek moesten gaan naar een andere partij. Dat moest natuurlijk een professionele partij zijn, met wie we in de toekomst ook een kwaliteitsslag kunnen maken."Uit enkele gegadigden viel de keuze na een serieuze selectieprocedure op Avantage.

Meegroeien
Het begon met het beheer en onderhoud van het bestaande ICT-systeem. Of eigenlijk, zoals Wim Dijk, de accountmanager van Avantage voor Beurs-World Trade Center, preciseert: "Het bijstaan in het onderhouden ervan. Want het beheer deden ze zelf. Wij fungeerden als vangnet en vraagbaak." "Op een gegeven moment zijn we gaan kijken of er niet meer mogelijk was",vertelt Jolande Huijers directeur van Beurs-World Trade Center."Het werd duidelijk dat we,gezien de ontwikkelingen binnen het Beurs-World Trade Center en onze groei,naar een heel nieuw ICT-systeem moesten. Toen hebben we Avantage gevraagd daarover mee te denken." Dat resulteerde in een oplossing waarmee de organisatie nog jaren vooruit kan, want de ICT kan meegroeien. Ook als er in de toekomst nieuwe activiteiten aan de bestaande dienstverlening worden toegevoegd.

Uitbesteden ICT
Het beheer was tot voor kort in handen van Kees Dobbelstein.De operationeel manager Facilitair Beheer had verstand van zaken van ICT, maar er ging steeds meer tijd in zitten. "Alleen al het bijhouden van de vakliteratuur is bijna een dagtaak. Ook allerlei storinkjes en vragen van gebruikers kostten veel tijd. Ik heb meer tijd voor onze huurders en voor externe klanten voor wie we bijvoorbeeld de schoonmaak en beveiliging regelen.Leon Geschiere,hoofd Financiële Administratie binnen het Beurs-World Trade Center: "We kwamen op het punt: moeten we iemand fulltime in dienst nemen voor het systeembeheer of alles uitbesteden? We kozen voor het laatste, want daarmee kan Kees zich weer op zijn eigenlijke werk richten." "Het is een beetje eng om het uit handen te geven",vervolgt Geschiere. "Dus je moet het alleen doen met een partner in wie je vertrouwen hebt. Aan de andere kant loop je als organisatie ook een risico als je afhankelijk bent van één man; die kan ziek worden. Met een partner als Avantage ben je verzekerd van continuïteit."

Meer tijd voor klanten
Sinds 1 juli 2009 is het beheer volledig uitbesteed aan Avantage.Compleet met het op afstand monitoren van het netwerk en de server ."Op deze manier ontzorgen we het Beurs-World Trade Center op ICT-gebied", vertelt Algemeen Directeur van Avantage Kees Rijkhoff. "Dat levert zekerheid en continuïteit. Het Beurs-World Trade Center kan zich op haar kernactiviteiten richten."De outsourcing betekent niet dat storingen helemaal uit de wereld zijn. Wim Dijk: "Maar áls er dan eens iets is, weten we elkaar snel te vinden. We zitten er met z'n allen bovenop. Dat hebben we ook helder vastgelegd in de Service Level Agreement.”

  Beurs-World Trade Center Rotterdam